Avsparkmøtet, kommunikasjonspilaren i prosjektet ditt
Når du blir utnevnt til prosjektdirektør, er en av de første interaksjonene med de viktigste interessentene i prosjektet ditt (interessenter) avsparkmøtet, bedre kjent som Kick off-møtet. Vi kan definere dette møtet som et møte mellom de som er ansvarlige for at selskapet utfører prosjektet og klienten for å snakke om alt som har med det nye prosjektet å gjøre og hvor starten er formelt etablert.
Vær du virkelig oppmerksom på dette møtet, eller er det bare en til av alle de du vil ha gjennom hele prosjektets varighet?
Avsparkmøtet er et veldig kraftig verktøy for å lette kommunikasjonen i prosjektet ditt
I tillegg til å etablere den formelle oppstarten, er det et perfekt møtepunkt mellom klienten og tjenesteleverandørbedriften hvor pilarene som vil lede prosjektet ditt, må etableres. Selv om det ikke vil garantere at det lykkes, er det veldig sannsynlig at et dårlig oppstartsmøte er en indikasjon for et problematisk prosjekt: Den vellykkede avslutningen på ethvert prosjekt begynner å konsolidere med en god begynnelse.
Noen av de relevante aspektene som du bør ta hensyn til når du vurderer avsparkmøtet er:
1. Ha et ansikt til ansikt møte
Når det er mulig, kan du prøve å få avsparkmøtet personlig eller, i det minste, via videokonferanse. Ikke-verbal kommunikasjon er et godt verktøy for å forstå samtalepartneren vår, og det å kunne ha visuell kontakt med hovedaktørene i prosjektet vil hjelpe deg å forstå forventningene deres.
2. Forbered møtet godt
Under forberedelsene er det viktig at du går gjennom all informasjonen du har for å løse følgende spørsmål:
3. Under møtet
Selv om du som prosjektleder vil være ledende når du presenterer hovedpunktene, må du ikke la det være et lukket møte. Du må åpne debatten for resten av de fremmøtte på noen relevante punkter. Målet er at du først kan vite deres forventninger, deres viktigste bekymringer og fremfor alt redusere eller i det minste minimere usikkerhetene som kan eksistere.
Temaene du må håndtere som et minimum er:
- Du må vise prosjektets mål og mål og omfanget, presentere den globale kalenderen (den trenger ikke å være detaljert) med de viktigste milepæler og leveranser som vil oppstå. Vis risikoen du allerede har identifisert, og du kan åpne en kort diskusjon om Hvis noen av de tilstedeværende har identifisert andre risikoer. Det er et godt tidspunkt for dem å introdusere prosjektgruppen, hva deres roller og ansvar er. Etablere de neste trinnene.
4. Etter møtet
Avsparkmøtet slutter ikke på slutten av møtet. Du må klargjøre forpliktelsene og oppgavene som er påtatt av alle parter (kunde og leverandør), så vel som de som er ansvarlige for utførelsen. Dette er det kritiske elementet for å komme i gang etter ditt kickoff-møte.
5. Prosjektoppfølgingsmøte
Det er et periodisk møte der menneskene som er involvert i gjennomføringen av prosjektet deltar på det tidspunktet. Hyppigheten av disse møtene er vanligvis definert basert på prosjektets totale varighet, på en slik måte at det oppnås en balanse mellom riktig kontroll og innsatsen som er dedikert.
