Det er et sett med operasjoner som er nødvendige for å kansellere en forpliktet kontrakt. Dette innebærer en nedgang i tilgjengeligheten, og det vil derfor også være en reduksjon i gjeld.
En betaling stammer fra at det foreligger en forpliktelse til en tredjepart.
betalinger-og-samlingerDenne forpliktelsen kan være representert på enten en leverandørkonto eller i et dokument, og gir utstrømming av eiendeler, enten penger eller en sjekk.
En annen tolkning av utbetalinger er gitt til overføring av et dokument (gjeldsbrev), det vil si at klienten signerer et dokument som er godkjent, og brukes til å gjøre opp en gjeld som gagner selskapet til fordel for kreditor. På denne måten blir en gjeld kansellert, men det må tas med i betraktningen at det gjenstår et betalingsansvar i tilfelle forpliktelsen ikke blir kansellert på forfallsdagen.
Dokumentasjonen av en eksisterende gjeld kan også betraktes som BETALING. Dette er gjeldskonto som blir kansellert ved å utstede en note hvis mottaker er kreditor. Denne betalingen er ikke endelig, siden gjelden fortsetter å eksistere, videreføres den på lignende måte som betaling av en sjekk.
Betalingen dekker alle operasjoner som oppstår fra når forpliktelsen må betales, til verdipapirene som betaler gjelden er levert til kreditor og bevis på betalingen er oppnådd.
Ulike betalingsformer
Betalingsoperasjonen kan ta forskjellige former, dette vil avhenge av gjelden som er kansellert, mengden derav, kreditor, bolig, blant annet.
- Betaling til leverandører. Betaling til leverandørsamlere. Betaling på leverandørens kontorer. Betaling i banker. Betaling gjennom banker. Betaling kontant for mindre utgifter. Betaling av lønn og lønn.
- Betaling til leverandører ved korrespondanse: Det er den vanligste saken, i dette blir gjelden som ble inngått med leverandøren kansellert ved å sende en sjekk ved korrespondanse til leverandørens adresse. Bevis for betaling innhentes når leverandøren sender den tilsvarende kvitteringen. Betaling til leverandørens samlere: Denne betalingsmåten har samme operasjon som betaling til leverandører per post, med den forskjellen at sjekken ikke sendes til leverandøren, men det holdes i selskapet til leverandøren dukker opp for å trekke den ut. Denne saken oppstår når leverandøren styres gjennom innkassere av hjemmet. I dette tilfellet blir kvitteringen utført og levert på betalingstidspunktet. Betaling på leverandørens kontorer:I dette tilfellet blir sjekken ført direkte til leverandørens kontorer og kvitteringen innhentet på tidspunktet for betalingen. Betaling i banker: Betaling må skje direkte i bankinstitusjonen. Dette vil være ansvarlig for å kreditere disse beløpene til kreditor (de mottar betalingen) Betaling gjennom banker: I denne betalingsformen griper også en bankinstitusjon inn, men i dette tilfellet er det skyldneren som overfører betalingen til banken, det vil si at skyldneren tar beslutningen om å foreta betalingen gjennom bankinstitusjonen, som kansellerer gjelden ved hjelp av betalingsoppdrag, som vil bli levert til hver kreditor (vanligvis ved korrespondanse). For å utføre denne betalingsmåten, må skyldneren ha en løpende konto i banken, som han vil legge til en liste over betalingene som skal gjøres.Gjennom dette blir det totale beløpet for utbetalinger som foretas av institusjonen på vegne av klienten debitert.
En annen type betaling som gjøres gjennom banker, er den som ble brukt til å betale ned gjeld som ble inngått ved import, ved å bruke en dokumentarisk kreditt.
- Kontant betaling av mindre utgifter: For å gjøre disse utbetalingene benyttes et fast fond, hvorfra pengene som er nødvendige for å gjennomføre mindre utgifter, blir trukket ut, for deretter å presentere nødvendige kuponger for rettferdiggjørelse av nevnte utgifter. Du kan også ta ut penger mot bilag, dette blir brukt når det nøyaktige beløpet som skal brukes ikke er kjent, med plikt til å redegjøre for pengene som blir trukket umiddelbart etter utgiftene. Det faste fondet må alltid holdes i samme beløp, inkludert penger, bevis på utgifter og bilag.
Med jevne mellomrom trekkes beløpet som er nødvendig for å erstatte de manglende pengene fra det faste fondet fra banken med sjekk. Dette beløpet må være sammenfallende med oppgjør av kuponger som er presentert av personen som er ansvarlig for varetekt for det faste fondet.
- Betaling av lønn og lønn: Denne betalingsformen gjøres vanligvis også i kontanter, som trekkes fra banken i et beløp som er nødvendig for å betale lønnen. Denne betalingsmåten for å være kontant krever veldig spesielle kontroller og prosedyrer.
Intern kontroll med betalinger
Kontroll i denne operasjonen, sammen med kontrollen fra Innsamling, er basert på forvaltning og deponering av midler.
Eiendelen som gir mest vanskeligheter er kontanter, siden det er vanskelig å identifisere den, så kontrollen av den er mer utsatt for feil. På grunn av likviditeten og volumet det representerer i selskapet, er det større sjanser for at det vil oppstå svindel i miljøet. Av denne grunn må internkontrolltiltak skjerpes, for å minimere feil og unngå svindel.
Reglene for internkontroll er klassifisert i regler av generell karakter og deponering av midler, og regler for grunnleggende betalinger.
Dette er regelverk som har som mål å sikre at pengene i selskapet er ugyldige og at det etableres en streng kontroll over midlene, både de som må forbli i virksomhet og de som settes inn i banker.
Generelle standarder for intern kontroll
- Separasjon av funksjoner mellom forvaltning av fond og registrering av operasjoner: Dette tar sikte på å skille de som har ansvaret for å forvalte eiendeler fra registrering av eiendeler fra de operasjoner de utfører. Dette fører til at det er kontroll av motstand mellom hvem som utfører operasjonen og hvem som står for den. På denne måten må forvalteren av fondene ikke ha tilgang til gjeldende kontoer, leverandørgjeld eller regnskap Konsentrasjon av ansvar for deponering av fond: Et selskaps pengeverdier må være under kontroll av en enkelt ansvarlig person. Hvis dette ikke skjer, ville kontrollen over midlene være praktisk talt umulig. Forvaring av midlene må avhenge av kasserer, selv om dette ansvaret også kan involvere andre mennesker. Dette vil være ansvarlig for levering av midler til minibanker,For at de skal kunne utføre sine funksjoner, må de være perfekt dokumentert, slik at kassereren kan opprettholde kontrollen over sine underordnede. Separering av midler fra samlinger med de som er bestemt til utbetalinger: å gjøre et effektivt skille mellom midlene fra samlingene fra de som er bestemt til betaling. Beløpene som er oppnådd gjennom samlingen må settes inn i sin helhet i en bank, og utbetalingene må skje ved å utstede sjekker mot disse banksaldoene, pengene må ikke tas ut direkte fra samlingene før de settes inn. I tilfelle det kreves en kontant betaling, må det faste fondet brukes, og hvis det ikke er tilstrekkelig, må det trekkes inn nødvendige penger fra banken ved hjelp av en sjekk.
Det skal ikke være noen kontinuerlig bevegelse i fastfondboksen, siden det på denne måten er umulig å opprettholde kontrollen over den.
- Rotasjon av personell som er involvert i forvaltningen av midler: Denne kontrollstandarden er ment å forhindre at en enkelt person utfører den samme funksjonen i driften, hovedsakelig i forvaltningen av midler. Hvis dette ikke kan unngås, kan operasjonen bli utsatt for feil og / eller svindel.
Det denne regelen søker gjennom rotasjon av personell, er at den som erstatter en annen ansatt, kan avsløre en feil eller svindel som er utført i den funksjonen.
For å utføre denne rotasjonen har personellet som er berørt en fraværstid fra aktiviteten, slik at svindel eller feil i løpet av denne perioden kan bli utsatt.
- Generell bokføring av virksomheten knyttet til bevegelse av midler:
Regnskap er et informasjonssystem, det er også en effektiv kontrollmetode. Dette gjør det mulig å verifisere gjennom registreringene konsistensen av operasjonene som utføres av forskjellige sektorer i selskapet. Det er gunstig når det gjelder bevegelse av midler.
Systemene må være strukturert på en slik måte at hvis en aktivebevegelse skjer, kan den reddes og registreres ved regnskap.
Det skal bemerkes at alle regnskapsmateriell må være basert på bilag som appellerer til de operasjoner som er utført.
- Overraskelsesbuer: Den består av tellingen av verdiene som opprettholdes av enhver person som er ansvarlig for deponering av midler. Hensikten med denne regelen er å bekrefte sammenfallet mellom eksistensen av tilgjengeligheter som bør eksistere, i henhold til regnskapsoppgavene og de med grunnleggende bilag, sammen med eksistensen av virkelig eksisterende midler. Det må utføres overraskende, ellers vil det være å gi den ansvarlige muligheten til å dekke forskjellen produsert i verdiene før tellingen foretas.
I tilfelle advarselen inntreffer, vil regelen ikke tillate oppdagelse av feil eller svindel i beholdningen og bevegelsen av midler, det vil si at den ikke oppfyller formålet.
Tonnasjen må åpenbart gjøres av personer utenfor den som er involvert i forvaltningen og bevegelsen av midlene.
- Avstemming av kontoutskriften: Vedta som regel for internkontroll av samlinger, at alle samlinger blir deponert på en integrert og daglig måte på en bankkonto og som regel for intern kontroll med betalinger, at utgiftene blir gjort i sjekker og ikke i kontanter, det viser seg at all bevegelse av selskapets midler vil gå gjennom banken. På denne måten er det et kraftig hjelpemiddel som samarbeider med kontrollen av disse operasjonene bortsett fra de som er utført av selskapet, gjennom postene som er utført av banken.
For å lukke kontrollsyklusen knyttet til bevegelse av midler, er det nødvendig å forene selskapets regnskapsmateriale med de som er gjort av banken.
Formålet med avstemmingen er å rettferdiggjøre registreringene som er foretatt i selskapet med hensyn til bevegelse av midler og å oppdage mulige feil ved banken. For dette står begge registreringene overfor hverandre, og forskjellene er berettigede
For at det skal være effektivt, må det utføres av personell som ikke er involvert i å forvalte midler eller registrere disse operasjonene, gitt at dette nettopp er funksjonene som forliksrådet prøver å kontrollere.
Spesifikk intern kontroll
Blant de interne kontrollreglene som gjelder betaling, skiller seg følgende ut:
- Betaling i sjekker: Det er den grunnleggende formen som styrer utbetalingene til selskapet. Det vil nesten sies å være et generelt prinsipp. Dette innebærer at alle betalinger (bortsett fra mindre utgifter) må skje ved å skrive en sjekk trukket på banksaldo.
Denne regelen reduserer eksistensen av kontanter i selskapet, og reduserer dermed risikoen som ligger i forvaring av midler og muliggjør bedre kontroll. Det betyr også at all betalingsoperasjon må gå gjennom en bank og dermed føres opp i bankens regnskap. Dette gjør at forsoningen har full kontroll over alle operasjoner relatert til bevegelse av midler.
Betaling i sjekker innebærer på sin side andre internkontrollstandarder, for eksempel antall underskrifter som sjekken må ha, måten den må utstedes på, hvilke forholdsregler som må tas når den frigis, etc.
- Form for sjekkutstedelse: Avhengig av måten sjekken blir utstedt på, vil sirkulasjonen av sjekken bli utført av en større eller mindre risiko. I prinsippet kan sjekken utstedes til bærer, for å bestille eller ikke for å bestille.
Innehaveren av en bærersjekk er den som eier den. Slik at alle som kunne få tak i sjekken kunne kontanter den i den trukket banken, sette den inn på hvilken som helst bankkonto eller overføre den til en ny innehaver ved enkel levering. En slik utstedt sjekk kan ikke komme til kreditoren og fordele unødig den som griper den. Følgelig, med internkontrollstandard, bør utstedelse av bærerkontroll unngås.
Mottakeren av en sjekk for å bestille er den personen hvis navn vises på fronten eller som har mottatt den ved påtegning.
Ved godkjenning av sjekken kan den være blank, det vil si den enkle signaturen til personen som overfører den uten å indikere hvem den nye innehaveren er. I dette tilfellet kan den som tar i mot en ordrekontroll som har en blank påtegning, sirkle den perfekt, siden det antas at denne påtegningen ble foretatt for å overføre sjekken til personen som nå eier den. I tilfelle en sjekk på bestilling ikke blir godkjent, eller at den har en full godkjenning - som indikerer hvem den nye mottakeren er-, kan den som griper sjekken plassere en hvilken som helst signatur, som om det var godkjenningen til innehaveren av sjekken og få den til å sirkulere uten store problemer. Dette er mulig fordi banken, når de betaler sjekken, bare kontrollerer signaturen til skuffen og den til den siste godkjenningsansvarlige, siden den ikke kjenner signaturen til den første mottakeren og påtegningene.
mellomliggende - de har ikke signaturen registrert i banken. For å unngå disse ulempene, kan en sjekk utstedes på bestilling, men krysses for å sette inn på kontoen. Det vil si at på forsiden av sjekken plasseres to parallelle søyler og innenfor dem en legende som sier "bare for å sette inn på kontoen som ordren ble utstedt til". I dette tilfellet, på grunn av det faktum at stolpene er parallelle, kan sjekken ikke betales direkte av den trukket banken, men må settes inn i en eller annen bank, og av legenden som vises mellom stolpene, er det bare innrømmet at innskuddet er foretatt på kontoen til den første mottakeren. Med andre ord, den som tar tak i en sjekk under disse forholdene kan ikke gjøre noe med den, eller høyst sette den inn på kontoen til kreditoren som betalingen ble utført til.
Kontrollen uten ordre tilhører personen som ikke-ordren ble utstedt til eller som mottok den ved overføring. I dette tilfellet kan overføringen ikke skje ved påtegning, men må skje ved sivil oppdrag. Dette innebærer at når overføringen skjer, vil notaren måtte verifisere identiteten til overdrageren og mottakeren av sjekken og registrere den i overføringsattesten, hvis kopi er vedlagt sjekken. Med andre ord, denne typen sjekk opphever praktisk talt enhver mulighet for feil angrep av verdien. Hvis sjekken bare skal innløses av mottakeren, det vil si for å forhindre overføring, kan den krysses med legenden "Bare for å bli satt inn på kontoen som ingen ordre ble gitt til."
Kort oppsummert, for å unngå risiko ved utstedelse og omløp av sjekkene som blir trukket for å utføre betalinger, bør de utstedes til ordren eller ikke til pålegg fra kreditor, men begge tilfeller må krysses for å bli satt inn på kontoen.
For ytterligere å reflektere gjelden som er ment å bli betalt og dermed unngå eventuelt etterfølgende krav fra kreditor, anbefales det at sjekken blir tilregnet; Dette oppnås ved å skrive på baksiden, hva er gjelden du vil betale med sjekken og signere den påskriften som utsteder sjekken. Det faktum at tildelingen av sjekken er av særlig betydning når den sendes per post eller når bevismottaket av betalingen av andre grunner ikke oppnås på det tidspunktet sjekken blir levert til kreditor. En sjekk for å sette inn på kontoen har samme verdi som en kvittering fra kreditoren, siden den viser at kreditor mottok sjekken og deponerte den på kontoen sin - det er ikke mulig å sette den inn på en annen konto - og at han var klar over hva han belastet, for imputasjon gjort på baksiden av sjekken.
- Betaling dekket med alle grunnleggende kvitteringer og ugyldige kvitteringer for det samme:
På tidspunktet for signering av sjekken må det kreves presentasjon av de grunnleggende bilagene som viser behovet for å foreta betaling til en leverandør, personen som signerer sjekken, i det minste leverandørens faktura, må fremlegges overføringen som består av mottak, innkjøpsordren som indikerer at dette er varer som er påkrevd i rett tid med innkjøp og leverandørens tilbud, som viser at beløpet som ble oppført på en passende måte og som kjøpet ble godkjent på, blir betalt.
Disse bilagene må sjekkes av personen som skal signere sjekken. For å forhindre at disse bilagene blir presentert igjen senere for å rettferdiggjøre en annen betaling, er det nødvendig å gripe inn med et stempel som tydelig viser ordet "Betalt" og også reservere et rom for å skrive ned dato og nummer på sjekken som betalingen ble foretatt med.
- Sjekk med to underskrifter: Denne formen for internkontroll indikerer at sjekker må underskrives av minst to tjenestemenn i selskapet. Med dette er det en gjensidig kontroll mellom både underskrivere og feil i Betalinger kan lettere oppdages. I tillegg unngås risikoen for at en advokat kan disponere alle midlene som er satt inn i banker.
Det andre firmaet må utføre den samme kontrollen med hensyn til de grunnleggende bilagene som den første signatøren gjorde, siden det andre firmaet ikke ville legge til noen kontroll hvis bare det som allerede var kontrollert av den første signatøren ble sendt til firmaer.
Begge underskriverne bør stemple de grunnleggende kvitteringene som er annullert med stempelet "Betalt" og stubben til sjekken som forblir knyttet til sjekkheftet.
Hvis den første signaturen var fra statskassen, kunne det innrømmes at kontrollen over de grunnleggende bilagene som dekker betalingen bare ble utført av personen som signerer andre, idet den første signaturen begrenset seg til å kontrollere betalingsordren som kommer.
En vanlig praksis som ugyldiggjør denne interne kontrollen er tendensen til å legge igjen en blank sjekk med en signatur. I dette tilfellet er det som om signatoren var en. De som bruker denne praksisen, avhjelper vanskeligheter som kan oppstå når en av underskriverne ikke er i selskapet og det må betales. Dette problemet kan imidlertid løses hvis mer enn to tjenestemenn registrerer sin signatur når de åpner kontoen i banken, noe som indikerer at sjekkene kan bli signert i fellesskap av to, blant noen av personene som har den registrerte signaturen. Videre kan til og med hierarkier av firmaer etableres. For eksempel registrerer tre ledere fra ledernivå og tre personer fra tilsynsnivå firmaet i banken.og indikere for banken at den utbetalte sjekk må ha minst to underskrifter, og at minst en av dem må være fra Management.
- Kontroll av ugyldige kontroller: For å stenge kontrollen angående håndtering av sjekker, må det vedtas som en internkontrollregel at kontrollene som er ugyldige forblir fulgt i sjekkheftet, eller i det minste at sjekken blir ødelagt. vinkelen der nummereringen vises og den delen av den ugyldige sjekken fester seg til hælen på sjekkheftet.
På denne måten kan du med en enkel observasjon av sjekkheftet ha en oversikt over bruken eller destinasjonen til sjekkene som utgjorde den.
- Eksistens av et fast fond: For de utbetalinger som på grunn av deres beløp eller egenskaper ikke kan foretas en sjekk, gitt behovet for at det skal være i kontanter, må det foreligge et fast fond. Småpengene eller faste fond må holdes av en ansvarlig person.
Beløpet som utgiftene kan kompenseres av, bør settes, sa han, slik at hvis dette tallet overskrides, må betalingen skje med sjekk. Det er også nødvendig å avgjøre hvem som er tjenestemennene som kan autorisere utbetalinger som kan kompenseres av det faste fondet.
Det er også nødvendig å angi hva som er hyppigheten for utskifting av det faste fondet. I noen tilfeller blir påfyllingen utført i faste perioder - en gang i uken, for eksempel - mens i andre selskaper blir temperamentet vedtatt at påfyllingen skjer når faste fond falt under et visst nivå. Uansett hva tilfellet måtte være, må utskiftningen foretas ved å utstede en sjekk etter presentasjon av alle bilagene som viser utgiftene.
- Oppgjør og utbetaling av lønn og lønn: De grunnleggende regler for internkontroll som må tas i betraktning i oppgjøret og Betaling av lønn og lønn krever at det er en skille mellom funksjoner mellom hvem som kontrollerer oppmøte, hvem som forbereder oppgjør av eiendeler og hvem som utfører betalingen. Det er praktisk som et kontrolltiltak, hvis et kostnadssystem blir brukt, at de totale arbeidstimene blir verifisert, med tildelingen som Kostnadssektoren har gjort for de forskjellige produksjonsordrene.
I tilfelle oppgjøret inkluderer flere timer, må autorisasjonen deres gis av tjenestemennene med fullmakt til å godkjenne utførelsen av overtid.
Pengene til å ta ut fra banken for å foreta betalingen må være de som er nødvendige for å betale de likvide beløpene til lønningslisten. Sjekken for utvinning av midler må signeres av de autoriserte tjenestemennene før banken og signaturen vil bli plassert etter presentasjon av de grunnleggende bilagene som støtter betalingen som skal utføres, Betalingen til arbeidstakeren vil skje etter at du har signert den tilsvarende kvitteringen.
Betalingskrets
Figuren viser sekvensen av driften av en gjeldende prosedyre. Det er beskrevet i faser, slik at en mer uttømmende analyse av operasjonene deri er tillatt.
Fase 1: Gjennomgang av leverandørfaktura
Kretsen begynner med mottak av leverandørens faktura, som må legges inn i en fil for å opprettholde kontrollen over den og unngå tap, forsinkelse eller andre ulemper. Hvis utformingen av systemet forutsetter det, vil dataene dine bli lagt inn i magnetstøtten for å avhende dem når det er nødvendig for å fortsette med trinnene i kretsen.
I denne fasen gjennomføres en formell kontroll av fakturaen: den består i å gjennomgå om den er i samsvar med formalitetene som kreves i skatteloven, og unngå sanksjoner som kan innebære aksept av behandlingsdokumentasjon som ikke er i samsvar med lovkrav og myndighetskrav (format, nummerering, trykte inskripsjoner, faktureringskategori osv.).
Fase 2: Betalingsgodkjenning
Når den første formelle gjennomgangen er godkjent, blir innholdet i leverandørens faktura (som leverandøren har tenkt å samle inn) i fase 2 bekreftet med innholdet i resten av dokumentasjonen knyttet til transaksjonen som analyseres.
For å gjøre dette, fortsett med å sette sammen betalingsfilen; for å gruppere dokumentasjonen som oppstod i kjøpstransaksjonen, som består av følgende elementer:
- Faktura fra leverandøren (original). Innkjøpsordre. Sending av leverandøren, bestående av resepsjonisten. Del av resepsjonen, utstedt av resepsjonisten. Kvalitetskontrollrapport, når det er nødvendig.
Den grundige gjennomgangen, som er nødvendig for å autorisere betaling, inkluderer følgende kontrollstrinn (data samsvar i alle dokumentene de vises i):
- Kontroller at firmanavnet som er trykt på fakturaen tilsvarer leverandøren kjøpet ble tildelt til.
-Bekreft at de fakturerte produktene og deres mengde er de som er angitt i den respektive innkjøpsordren.
- Kontroller at de fakturerte produktene ble mottatt uten innvendinger (som angitt i utstedt overføring og i mottaksdelen).
- Kontroller at de fakturerte prisene tilsvarer de som er avtalt i tilbudet som er levert av leverandøren og ratifisert i innkjøpsordren. Kontroller at de avtalte rabattene blir brukt.
- Kontroller nøyaktigheten til aritmetiske beregninger i fakturaen, inkludert avgiften og de respektive delverdiene.
- Registrer resultatet av kvalitetskontrollinspeksjonen (når varene som er kjøpt krever det).
Hvis gjennomgangen har oppfylt alle kravene som er angitt, kan du autorisere betalingen. Denne avgjørelsen er spesifisert med utstedelse av et instrument som kalles betalingsordren. Dette dokumentet fungerer som et omslag som går foran betalingsfilen, som det tidligere ble henvist til. Betalingsordren er et nummerert dokument basert på uavbrutt sekvensiell nummerering. Den vil inneholde angivelse av mottaker av betalingen (leverandør), utstedelsesdato og dato for betaling og regnskapsførelse; Det vil bli signert av utstederen, som er ansvarlig for betalingssektoren.
Den komplette dokumentasjonen (filen) vil bli sendt til statskassen (med autorisasjon) for å gjøre betalingen effektiv.
Fase 3: Betalingsdrift
På grunnlag av mottatt dokumentasjon (Betalingsfil ledsaget av betalingspålegg), vurderer statskassen filen og utsteder sjekken (på forventet forfallsdato), og overholder gjeldende forskrifter om internkontroll. Registrer, på betalingsordren, banken og sjekknummeret som er brukt. Signer sjekken (første tegn på to) og avbryt dokumentasjonen (stempel "betalt"), for å unngå å gjenta betalingskretsen ved å bruke den samme dokumentasjonen igjen, noe som kan føre til at det utstedes en ny sjekk for samme betaling.
Det anbefales at sjekken fører en ny signatur, i tillegg til kassererens, slik at sikkerheten styrkes når selskapets midler er tilgjengelige.
Fase 4: Regnskapsregistrering
Regnskapsregistreringene som må gjøres som et resultat av betalingsoperasjonene er angitt nedenfor:
- Leverandørens konto debiteres (ansvaret som ble opprettet på grunn av varemottaket blir kansellert).
- Underkontoene til banken som sjekkene ble skrevet til, blir kreditert.
- Samtidig blir operasjoner registrert i de respektive regnskapene til generalmajoren.
Fase 5: Verifisering av leverandørkvittering
Det anbefales å kreve at leverandøren leverer en offisiell kvittering på betalingstidspunktet. Selv om forholdsregelen ble tatt for å trekke lønnsslippen med klausulen "ikke å bestille", og å krysse den for å sikre at den bare blir innløst av mottakeren til depositaren på hans egen bankkonto (uten å kunne støtte den), eksistensen av en offisiell kvittering styrker kontrolltiltakene (effektiviserer en potensiell testprosess i tilfelle du må rettferdiggjøre et eventuelt gjeldskrav: kvitteringen indikerer at varene er kansellert.) Den offisielle kvitteringen må innarbeides i betalingsfilen for lukk kretsdokumentasjonen.
- samlinger
Konsept
Den grunnleggende innsamlingsoperasjonen kan konseptualiseres som et sett med operasjoner som er nødvendige for å forvandle en tilgodehavende eiendel - dokumentert eller ikke - (Kreditter) til en likvid eiendel (Tilgjengeligheter). Det begynner med eksistensen av en rettighet representert på en konto eller en fordring, og resulterer i innføring av penger eller et representativt beløp - sjekk eller postanvisning.
Dokumentasjonen på en eksisterende kreditering tolkes også som Collection. Det er en gjeldskonto som blir kansellert av skyldneren gjennom en seddel. Selv om samlingen ikke er definitiv her, siden det fremdeles er et lån og pengene ennå ikke er mottatt, er egenskapene til ledelsen som er gjennomført av samme betydning som de som kreves for å oppnå samlingen i penger.
Til slutt kan rabatten på et dokument også aksepteres som en grunnleggende innsamlingsoperasjon. Selv om det har forskjellige kjennetegn enn for en grunnleggende innsamlingsoperasjon, gir resultatet det - transformering av et lån til tilgjengeligheter - det å bli behandlet som en samling, i stedet for å betrakte det som en sekundær (økonomisk) grunnleggende operasjon.
Den grunnleggende driften av Collection inkluderer alle operasjoner som forstås fra det øyeblikket det oppdages at en kreditt er i en tilstand som skal samles inn til verdiene som følger av samlingen er ført og regnskapsført i selskapet.
Ulike former for samlinger
Innkrevingen kan ta forskjellige former avhengig av type selskap det gjelder, skyldnerens egenskaper, arkivering av beløp som skal innkreves, driftsmengde osv. Det er sannsynlig at det i et selskap kan brukes mer enn en type samling for å oppnå kansellering av studiepoeng.
- Innhenting av samlere: i dette tilfellet foretar selskapets personell å hente direkte på skyldnerens bosted. Der mottas pengene, sjekker eller sedler signert av skyldneren. Andre varianter av denne typen samling er avledet: Samling av distributører: i noen tilfeller, gitt karakteristikken til produktet som markedsføres, blir samlingen utført av den samme distributøren som leverer solgte varer. Det brukes vanligvis av selskaper som selger matvarer. Innkreving av byrå: i dette tilfellet blir skyldneren også besøkt hjemme hos seg. Forskjellen er at samlingen blir utført av et selskap spesielt dedikert til å tilby denne tjenesten, og at den ble ansatt for det formålet. I virkeligheten er det ikke en mye brukt form som forbeholder bruken, generelt,når det gjelder kreditter med vanskelig realisasjon. Innkreving ved korrespondanse: skyldneren sender ved korrespondanse beløpet for sin forpliktelse. Normalt sender skyldneren en sjekk på en måte som eliminerer enhver risiko for tap eller subtraksjon av verdien. Innkreving av kontanter: i dette tilfellet er det klienten som går til selskapet for å betale betalingen av gjelden sin. Dette skjemaet blir vanligvis brukt i butikker som selger varene sine på kreditt, vanligvis kansellerbar etter et visst antall avdrag. Innkreving ved bankinnskudd: i noen tilfeller betaler skyldneren sin betaling ved å sette inn det forfalte beløpet på bankkontoen til bankens kreditor. Vanligvis brukes i disse tilfellene en spesiell innskuddsmodell som har en kopi mer enn vanlig. Den andre kopien blir igjen i banken,som sender det til sin klient for å gi ham beskjed om samlingen som er blitt utført. Innsamling av dokumenter gjennom en bank: blant tjenestene som bankene tilbyr er Innhenting av dokumenter. I disse tilfellene blir dokumentene som skal samles levert banken. Sistnevnte sender skyldig varsel til skyldneren slik at han kan foreta betalingen direkte i banken. Når skyldneren betaler, krediterer banken beløpet som er mottatt på kundens konto og varsler klienten om suksess for innsamlingsledelsen. Hvis dokumentet ikke blir kansellert når det utløper, kan banken ta ansvar for å protestere mot det. Eksportinnkreving: Når skyldneren er bosatt i utlandet, gjennomføres samlingen normalt gjennom bankinstitusjoner som gjør det mulig å fullføre operasjonen.Kreditten blir produsert på kreditorens gjeldende konto og banken varsler ham om innsamlingen som er gjort.
Generelle standarder for intern kontroll
Denne typen internkontroll ligner den generelle betalingskontrollen som allerede er beskrevet på side nummer 2.
Spesifikk intern kontroll
Følgende regler for samlingen skiller seg ut:
- Bruk av forhåndsnummererte kvitteringer: For å muliggjøre streng kontroll over innsamling, må skjemaene som brukes som kvitteringer være bundet i sjekkbøker og forhåndsnummererte for utskrift. En kopi av hver utvidede kvittering må legges ved sjekkboken, samt de som ble kansellert. I tillegg må personellet som utsteder kvitteringene bli instruert slik at bruken er korrelativ, det vil si uten å etterlate blanke kvitteringer for bruk senere. I utgangspunktet er det som bør verifiseres at en kopi av hver utstedte kvittering blir sendt til selskapet. For dem kan sjekkheftet sjekkes når den er ferdig, og se om alle kvitteringene har en kopi vedlagt, legge til mengden kopier og kontrollere totalen med innsamlede samlinger, av hvem som brukte sjekkheftet,på dagene dekket av bruken av det samme. En annen form for kontroll er å observere daglig om kopiene av kvitteringene som blir gitt har korrelativ nummerering. Kvitteringene må signeres av personen som foretok samlingen. For å stenge kontrollen, må skjemaene tas vare på av en ansvarlig tjenestemann (sjef for samlinger) og leveres til de som vil bruke dem, under en signert kvittering og når de viser at sjekkheftet de bruker er i ferd med å bli utfylt.under signert kvittering og når de viser at sjekkboken de har i bruk er i ferd med å ta slutt.under signert kvittering og når de viser at sjekkboken de har i bruk er i ferd med å ta slutt.
- Umiddelbar oppgjør av samlingen: denne regelen sikrer at når en samling blir utført utenfor selskapet, vil de innhentede midlene nå selskapets statskasse eller banken så snart som mulig. Dette innebærer at hvis samlingen er av samlere, må overgivelsen være daglig. I tilfelle samlerne flytter til interiøret, kreves det at de foretar daglige innskudd eller overføringer fra interiørbankene. Ved å konsentrere midlene som samles inn så snart som mulig, kontrolleres tilgjengelighetene som tilhører selskapet, i tillegg til at disse verdiene kan brukes midlertidig til andre formål enn utnyttelsesformålene. Kontroll av verdiene mottatt ved korrespondanse: Faren for denne typen Innkreving er at på det tidspunktet verdiene mottas, blir det ikke utstedt kvittering for å dekke inntekten.Av denne grunn er det praktisk at verdiene ikke kommer direkte til banken uten noen form for kvittering. Det er praktisk at korrespondansen blir åpnet direkte av sekretariatet og at det utarbeides et regneark med detaljer om mottatte verdier. Tildeling av rabatter for rask betaling: Disse skal ikke godkjennes av personen som utfører samlingen. Denne regelen prøver å unngå mulig bedrageri som vil bli begått av de som samler inn et beløp, og angir et lavere, og rettferdiggjør forskjellen som gitt rabatt. Restriksjonell påtegning av mottatte sjekker: Det er nødvendig at så snart en sjekk er mottatt, blir det satt inn et stempel på baksiden som har legenden "Bare for å bli deponert på kontoen til XX". På denne måten vil ingen være i stand til å tilpasse sjekken, siden den bare kan settes inn på firmakontoen.Sjekk som skal deponeres senere: Det er vanlig å levere sjekker, hvis innskudd må utsettes og som vanligvis utstedes på forhånd. Det er en regel om internkontroll å ikke godta etterdatert sjekk, siden hvis mellom dato for mottakelse av verdien og den som vises på den dør, konkurs eller annen type debarment av skuffen oppstår, er mulighetene for å effektivisere samlingen. Overføring av penger eller verdipapirer: Hver gang kontanter eller verdipapirer overføres internt, må det gjøres på en slik måte at overføringen dokumenteres slik at det er kjent hvem som er ansvarlig for varetekt for dem.Overføringsdokumentasjonen innebærer en løslatelse for den som gir pengene og et ansvar for den som mottar den ved å signere mottakelsen av verdipapirene. Derfor anbefales det at verdipapirene går gjennom færrest mulig hender. Forvaring av dokumenter som skal samles: Det anbefales at dokumentene som skal samles ikke holdes av den som samler inn eller mottar midlene, siden det er mulig at ta ut midler fra samlingen og erstatte disse beløpene med et dokument. Av denne grunn anbefales det at disse dokumentene forblir i hendene på personer som ikke har tilgang til tilgjengelighet Full og øyeblikkelig innskudd av samlingen: Det blir søkt om at det samlede innskuddet til samlingen gjøres daglig og samtidig utsteder en sjekk, for å hente ut nødvendige midler fra banken.På denne måten blir en effektiv kontroll muliggjort ved å verifisere at innkrevingen av hver dag har nådd bankinstitusjonen.
Samlingskrets
Figuren viser operasjonssekvensen for en innsamlingsprosedyre. Det er beskrevet i faser, slik at dette muliggjør en mer uttømmende analyse av operasjonene som er der.
Fase 1: Identifisering av innsamlingsmuligheter
Samlingen stammer fra en tidligere salgsoperasjon, som på sin side oppsto fra en faktureringsprosess. Dette betyr at på innsamlingstidspunktet er det allerede dataregistreringer med lagret informasjon (utløpsdato) som vil tillate identifikasjon, på tilsvarende tidspunkt, av de forskjellige mulighetene som innsamlingsprosedyrer skal settes i gang.
Derfor vil et dataprogram med jevne mellomrom skanne Debits to Clients-filen i påvente av kansellering (vanligvis fakturaer og debetnotater) og vil oppdage hvilke som er i en samlingssituasjon. En lignende situasjon vil oppstå hvis de fører journal over dokumenter som skal samles.
Fase 2: Forberedelse av samlingsstyring
Innsamlingsstyring (når den utføres gjennom samlere) må være strukturert i henhold til den geografiske fordelingen av skyldnerne, slik at hver samler vil være ansvarlig for sitt tildelte område.
Derfor vil en datamaskinprosess behandle informasjonen som er lagret i filer, og vil utgi (daglige) lister bestilt etter område, som inneholder identifikasjonen av bilagene, og samlingen vil bestilles av hver samler. Detaljene i disse listene vil inkludere fakturanummer, debet- eller notisnotat, utstedelsesdato og forfall, nettobeløp (angivelse av rabatt, hvis aktuelt), firmanavn eller navn på skyldner, betalingsadresse og et sted beregnet for registrere resultatet av ledelsen ("ikke samlet" eller ellers kvitteringsnummer, type innsamling av nettobeløp og rabatt).
Når det gjelder inkasso ved korrespondanse - når klienter kansellerer gjelden ved å sende sjekker med posten - må visse forholdsregler tas av kontrollhensyn. Først må korrespondansen være mottatt og håndtert av en sektor utenfor statskassen. Dette er fordi en tredjepart, uten tilknytning til bevegelse av midler, fungerer som et element av kontroll over mottatte verdier og tidspunktet for mottakelse av dem. I dette tilfellet vil mottakeren dekke et skjema som er spesielt designet for å registrere verdiene mottatt ved korrespondanse. Deretter vil sjekkene bli sendt til statskassen for å fortsette med innsamlingskretsen.
Fase 3: Samlingsstyring
Hvis samlingen gjennomføres gjennom innsamlere av hjemmefakturaer, vil de levere kvitteringer som kan være foreløpige, hvis firmaets regler bestemmer det, inntil sjekkene er kreditert på kontoen din. Ellers vil kvitteringen være endelig (offisiell kvittering), men det anbefales å registrere den ved hjelp av en forklarende legende som bekrefter dokumentene som kvitteringen viser til. Etter å ha verifisert bankakkreditering av de respektive mottatte sjekker, vil de bli kansellert.
Uansett resultat av innsamlingsstyringen, vil samleren la den være registrert på listen som ble gitt til den for prosedyren, med detaljene i sjekkenummeret, banken, beløpet og kvitteringsnummeret, hvis det var vellykket i styringen..
Fase 4: Overlevering av samling
Samlere må gi den daglige overgivelsen av funksjonen de har oppfylt. Dette betyr å formidle til statskassen hvilke verdier, som du planla å samle inn, ble mottatt fra, og i hvilken form: med sjekk eller utstedelsesbrev, og heller ikke hvilke som ikke kunne hentes (og årsaken til det).
Det er praktisk å utforme en spesiell form for denne overgivelsen, som kan inkorporeres i datasystemet som administrerer denne prosedyren, og presentere strukturen til informasjonsskjemaet som kreves av kapitulasjonsfasen på skjermen.
Det er viktig å fremheve at all informasjonen som er lagt inn i "kapitulasjonsskjermbildet" må godkjennes av den korrelative informasjonen i kvitteringene (kopien av den vil inngå som del av kapitulasjonen) og de mottatte verdiene.
Dokumentasjonen som er utarbeidet og verdiene vil bli kontrollert av statskassen (mottaker av disse elementene), som må godkjenne overleveringsprosessen, hvis den er enig. Et sammendrag av mottatte verdier vil bli innlemmet i statskassen i det daglige kassaapparatet, som også vil omfatte verdiene mottatt ved korrespondanse, hvis dette skjedde.
For sin del må samlingssektoren oppdatere sine poster for å gjenta neste dag en ny syklus av prosedyren, med dokumentasjon og informasjonskrets foredlet. Innenfor denne fasen gjenstår det å utføre deponering av mottatte sjekker ved bankinstitusjonen - av statskassen, både fra samlerne og de som er sendt ved korrespondanse. Mottatte samlinger må deponeres i sin helhet og uten forsinkelse. Dette betyr at disse midlene (eller deler av dem) ikke bør tas for å betale. Disse vil bli gjennomført gjennom det faste fondet (hvis utlegg er av liten betydning) eller ved hjelp av egne kontroller, hvis betydningen av det krever det.
Fase 5: Kontroll og registrering av samling
Regnskapssektoren vil være ansvarlig for å kontrollere konsistensen av all informasjon generert fra administrasjonen av Collection. Etter verifisering kan du oppgi de respektive oppføringene i det generelle regnskapet og i Inntekts- og utgiftssaken. Informasjonen vi refererer til (kontrollgrunnlag) er som følger:
Konsistenssjekken består av følgende bekreftelser:
- Kreditter til kundekontoer, ved kansellering av fakturaer (eller andre debiteringer) de skylder, må sammenfalle med summen av beløpene som er registrert i samlelister over samlere og med listen over verdier mottatt ved korrespondanse.
- Ved rabatter for rask betaling, må de totale beløpene for kansellerte fakturaer avstemmes med de faktiske beløpene som er samlet inn i forhold til disse fakturaene.
- Summen av listene som er angitt i første punkt, må stemme overens med det totale utstedte kvitteringsbeløpet og med summen av beløpene på innskuddsslippene.
Forfattere:
Hus, Alejandro
Solís, Gisela
Portas, Nayla
Nasjonalt teknologisk universitet
- Bibliografi
- Beskrivelse av den typiske virksomheten til et selskap. Alberto Díaz, redaksjonell Club de Estudio, informasjonssystemer for bedriftsledelse. Prosedyrer, sikkerhet og Alberto Lardents, Redaksjonell Prentice Hall.
