I dag er informasjonen som flyter i selskaper like viktig som blodet i menneskekroppen. Ulike informasjonskanaler leveres daglig i forretningsaktiviteter, og gir viktig informasjon for utviklingen.
For Gary Kreps innebærer "ekstern kommunikasjon i organisasjoner å gi og motta informasjon mellom organisasjoner og deres relevante miljøer."
Miljøet former alle faktorene utenfor organisasjonen. Organisasjoner og miljøer er forbundet med meldingsstrømmer som gir hver enkelt relevant informasjon. Det relevante miljøet gir medlemmene i organisasjonen viktig informasjon å behandle.
Å gi og motta er to viktige og sammenhengende kommunikative aktiviteter, siden den sender informasjon om organisasjonen til representantene for det aktuelle miljøet og søker relevant informasjon fra det relevante miljøet for organisasjonen.
Kreps indikerer også at: Ekstern kommunikasjon brukes til å gi overbevisende informasjon til representanter for miljøet om aktivitetene, produktene eller tjenestene i organisasjonen. Informasjon sendt via eksterne kanaler kan brukes til å påvirke aktivitetene til enkeltpersoner og grupper i det aktuelle miljøet.
Ved å ta Kreps forslag til profesjonell praksis, kan vi påpeke at organisasjoner stadig utveksler informasjon med sitt relevante miljø. I dette tilfellet er det aktuelle miljøet organisasjonens kunder som bruker tjenestene. For eksempel i Sedapal-organisasjonen manifesteres forholdet mellom klient - selskap gjennom de nye kundeservicetjenestene kalt Aquafono, Aquanet, Telemarketing og Virtual Commercial Office. Aktiviteten er å samle informasjon fra klienter (for eksempel: navn, telefonnummer, adresser, e-post). Denne informasjonen vil tillate oss å klassifisere klienter, tilfredsstille deres behov og dekke dem (segmentklienter og opprette VIP-klienter, for eksempel)
Disse nye tjenestene må ikke bare henvises til å motta klager og håndtere dem eller ivareta krav eller gi informasjon, de må gi råd eller alternative tjenester og til og med vise interesse for kunder.
Generelt definerer organisasjoner formell ekstern kommunikasjon som områdene Public Relations, marketing, Public Opinion and Market Research. De nye trendene indikerer at det er nye former for ekstern kommunikasjon som ved første øyekast er definert som drifts- eller ledelsesenheter, men som er av vital betydning for organisasjonen.
Som eksempel på Sedapal er det opprettet nye kundeservicetjenester: Call Center, Infomóvil, Virtual Commercial Office og Telemarketing som opprettholder varig kontakt med kunden ved å utveksle meldinger og etablere flytende og effektiv kommunikasjon.
For Sedapal er disse nye tjenestene lokalisert i Special Services and Clients Team, og gir dem en operasjonell nyanse og begrenset styring. Imidlertid må det av sin art være innrammet i området Kommunikasjonsstyring på grunn av dets kjennetegn ved formell ekstern kommunikasjon av selskapet (selv om det ikke er anerkjent som sådan)
Nedenfor definerer vi hver struktur som utgjør en ekstern kommunikasjonskanal i organisasjoner:
- Call Center: Call Center er en enhet eller avdeling i et selskap (eller et spesialisert selskap) som er dedikert til oppfyllelse av kommunikasjonsfunksjoner i et selskap. Forholdene som kan etableres som et middel for ekstern kommunikasjon i selskaper er: mellom avdelinger i selskapet, forhold til bruker- og klient- og markedsføringsfunksjoner. Infomóvil: Infomóvil er en mobil kundeserviceenhet, unik i sitt slag, som reiser med firmainformasjon og oppretter forretningsforbindelser med kunder. Denne tjenesten fører en leder (rådgiver, promotør, etc.) til kundens dør eller til områdene som kreves der en utveksling av informasjon og meldinger som er avgjørende for selskapet og klienten vil begynne.Infomóvil bruker teknologi for å imøtekomme kundenes behov, ved hjelp av overføringsutstyr, avanserte datamaskiner, for eksempel en strømgenerator. Infomóvil blir presentert som et alternativ for å dekke en viktig del av kundenes behov; Fordi denne typen enheter er ideell for forespørsler og krav på grunn av sin evne til å bevege seg i byen Virtual Commercial Office: Virtual Commercial Office er en annen av variantene av kundeservicesystemet. Det er en interaktiv tjeneste i et nettmiljø der klienten kan samle viktig informasjon, og konsultasjoner kan til og med gjøres via e-post. Spørsmål blir besvart i sanntid fordi teknologi gir tilgang til selskapets database gjennom nettstedet.For å få tilgang til tjenesten du må registrere, vil du få generert en tilgangskode som er det eneste personlige middelet du kan gjøre forespørsler med. Telemarketing: System som er definert som forholdet mellom en firmaklient gjennom samtaler eller e-post til samle relevant informasjon, tilby personlig service på ulike sider av selskapet (administrativ innkreving, fakturering, gjeld, kampanjer, salg av produkter, tilbud om tjenester, fordeler og andre). Denne varianten antyder en form for effektiv kommunikasjon og konstant utveksling av meldinger.System som er definert som forholdet mellom en firmaklient gjennom samtaler eller e-poster for å samle relevant informasjon, yte personlig service på ulike aspekter av selskapet (administrativ innkreving, fakturering, gjeld, kampanjer, salg av produkter, tilbud av tjenester, fordeler og andre). Denne varianten antyder en form for effektiv kommunikasjon og konstant utveksling av meldinger.System som er definert som forholdet mellom en firmaklient gjennom samtaler eller e-poster for å samle relevant informasjon, yte personlig service på ulike aspekter av selskapet (administrativ innkreving, fakturering, gjeld, kampanjer, salg av produkter, tilbud av tjenester, fordeler og andre). Denne varianten antyder en form for effektiv kommunikasjon og konstant utveksling av meldinger.
Bruken av disse nye trendene innen ekstern kommunikasjon og utvidelse av dem avhenger av den raske beslutningen fra lederne av organisasjonene fordi vi er i en globalisert og konkurransedyktig verden der grensene er brutt og selskaper sliter med å dekke hvert segment av kontinentene og De som ikke bruker kreativitet for å nå og beholde kundene sine, vil ikke overleve å se for seg endringene som kommer.
Gary L. Kreps «Kommunikasjon i organisasjoner» Ed. Addison -Wesley Iberoamericana. OSS. 1995. pp. 254-257
Gary L. Kreps «Kommunikasjon i organisasjoner» Ed. Addison -Wesley Iberoamericana. OSS. 1995. Side 304
