Se ordene dine. De beste ideene, dårlig uttrykt, kan ignoreres og mislykkes fullstendig.
I mange år har jeg skrevet tekster av alle slag, på grunn av min aktivitet som konsulent. Det fører til at jeg også analyserer skriftlige tekster og slår alarm i denne forbindelse.
Definitivt, fremme av audiovisuelle medier, sammen med en ny nettkultur, gjør at det ser ut som alvorlige vanskeligheter med å bruke språk. Jeg snakker om både innhold og språk på sin egen måte å uttrykk for.
Det er åpenbart en logisk prioritering: hva betyr det hva vi har å si, hvis vi ikke en gang vet hvordan vi skal uttrykke det?
Jeg har ikke tenkt å starte et langt forretningskommunikasjonsforhold, dårlig fra alle synspunkt, fordi det ville være kjedelig. Men jeg foreslår noe bedre. Les e-postene som sendes på kontoret, og sett dem på prøve på følgende punkter:
1. Er den sentrale ideen tydelig forstått og skilt fra de sekundære?
I mange kommunikasjoner virker konsepter av veldig forskjellige hierarkier blandede.
For eksempel har jeg sett tilfeller der en leder dedikerer ti linjer til å avsløre kjernen i produksjonsplanene, og blandet seg i mellom "forresten, la meg få vite om Pablo var for sen." Det bryter kontinuiteten i diskursen og temaene har et annet nivå av hierarki. Kom igjen, det er ikke en kaffesnakk…
2. Er du i stand til å oppnå målet ditt om å overtale eller underbygge det som blir kommunisert?
Og dette gjelder både for et samlekravnotat, og for å tiltrekke en potensiell kunde.
Dette kan syntetiseres i: Jeg må formidle tilstrekkelig årsaken som fører til at jeg skriver til deg, hevet i form av fordeler for samtalepartneren. For eksempel, lag et betalingskravbrev (som er mest ubehagelig).
Vel, i stedet for:
«… Vi bekrefter en forsinkelse på xx dager i betalingen din, som vi ber deg om å regularisere så snart som mulig. Hvis du ikke har gjort det innen den tjuende dagen, vil vi varsle advokatene våre.
Kan ikke noe slikt være bedre ?:
«Kjære Mr. Pérez, som ansvarlig for samlinger, har jeg lagt merke til at betalingen din, som er planlagt til den 20. dagen, ikke har skjedd. Dette skaper flere problemer i vår økonomiske planlegging, og jeg vil unngå å få deg inn i den vanlige innsamlingsgjenvinningsprosessen, som typisk involverer advokater med betydelige kostnadsoverskridelser. Du har en god merittliste med selskapet vårt, og med tanke på dette ber jeg deg kontakte meg på XXXXXX, for å ordne en passende form for avbestilling, som vi helt sikkert vil finne. "
3. Har du den eksakte utvidelsen til ditt formål?
Et overskudd av ord, har en tendens til å forvirre ethvert emne og være for sparsom, hjelper ikke det minste. Men dette avhenger i stor grad av mottakeren din.
Når du leser den (setter deg selv i stedet for adressaten), føler du at de snakker til deg, eller at det er en kopi av en kollektiv seddel?
Nøyaktig relatert til det forrige punktet, ved å sette deg selv fra leserens perspektiv unngår du mange ulemper. I seg selv har følelsen av at noen skriver spesielt til deg en spesiell effekt i en tid med overbefolkning.
Kort sagt, hvem som genererte e-posten, satte de seg selv i en situasjon før de skrev?
4. Tar du hensyn til særtrekkene til mottakeren av kommunikasjonen?
Et siste forslag: tenk ikke bare på mottakeren, men på deres omstendighet. Du kan ikke gjette, men du kan kjenne profilen til personen du skriver til.
Jeg har mange forretningsklienter, som har tidsplanene totalt rotet, med permanente endringer og proppfulle av uventede møter. Hva jeg gjør? Jeg skriver korte tekster, og det trekker oppmerksomheten fra tittelen.
For eksempel: PRODUKSJON STOPPET PÅ PLANTTUCUMAN… og deretter forklaringen på at en maskin brakk osv., Etc.
Hvis tittelen var SPINNING MACHINE PROBLEMS, ville effekten være veldig forskjellig.
Kort sagt, ved å ta vare på ordene dine, kan du forbedre virksomhetens produktivitet, ved å redusere misforståelser og understreke hva som skyldes, med presisjon.
Hvis du har en god idé, kan du få det til.
Og hvis du trenger hjelp, er vi her for det.
