Kommunikasjonsstyringsprosess i selskapet

Kjennetegn på kommunikasjonsprosessen for dens standardisering

Hva er kommunikasjon

Informasjonsoverføring og forståelse mellom to personer. Det er en meningsbro mellom menn som lar dem dele hva de føler og tenker.

Viktige aspekter

• Minst to personer er alltid involvert Kommunikasjon skjer i det øyeblikket mottakeren mottar, behandler og forstår hva som er blitt overført. Det er hva mottakeren forstår.

Fordi det er viktig?

Hver kommunikasjonshandling påvirker organisasjonen. Uten den kan den ikke eksistere. Når det er effektivt, fremmer det bedre ytelse og større tilfredshet.

Genererer større engasjement for arbeid (ved å forstå de ansatte hva som forventes av dem).

Åpen kommunikasjon vs. / begrenset kommunikasjon

Det er bedre for ansatte å vite hvilke problemer selskapet står overfor og hva ledelsen har tenkt å gjøre med dem. På den måten vil

svaret ditt være mer gunstig.

Ledernes rolle

De starter kommunikasjonsprosessen. De fleste koblingene i kommunikasjonskjeden finnes på ledelsesnivå, derfor er det her informasjonen går tapt mest.

Toveis kommunikasjonsprosess

Behandle trinn

1. Å utvikle en ide: noe som er verdt som ønsker å bli formidlet, må genereres Koding av ideen: valg av overføringsmetode (muntlig, skriftlig, symboler) Overføring ved bruk av den valgte metoden og gjennom en kanal, unngå hindringer og lyder som Gjør den overføringen vanskelig. Mottak: initiativet tilhører mottakeren nå, du må være oppmerksom på mottakelsen. Avkoding: det er behov for å forstå meldingen på den måten den ble overført. Å etablere kommunikasjon med noen er

   overføre en melding slik at den forstår hva som blir sagt; Det kan ikke tas for gitt at nettopp overføring av kommunikasjon har funnet sted Aksept: det avhenger av en personlig avgjørelse og innrømmer grader. En del av eller hele meldingen kan godtas Bruk: hvordan mottakeren bruker informasjonen de mottok. Du kan forkaste den eller bruke den i utviklingen av oppgaven Tilbakemelding: den blir bekreftet når mottakeren har gjenkjent meldingen og svarer til avsenderen. Fullfør kommunikasjonskretsen.

Toveiskommunikasjon er bare mulig takket være tilbakemeldinger, fordi takket være dette genereres en konstant interaksjon som gjør

at følgende meldinger kan tilpasses mottakerens tidligere svar.

Kringkastere trenger tilbakemelding for at effektiv kommunikasjon skal skje.

Toveiskommunikasjon gir større tilfredshet, mindre frustrasjon og større presisjon i jobbutførelsen.

Toveis kommunikasjonsproblemer

• Polarisering av synspunkter Kognitiv dissonans (angst og konflikt for å motta informasjon som skiller seg fra deres ideer eller verdier, kan føre til endringer i tolkning, modifisering av ideer osv. Med sikte på å redusere dissonans) Beklagelige meldinger (som øker presset og de forverrer forholdet mellom de som prøver å kommunisere).

Barrierer for kommunikasjon

• Personlige barrierer: de kommer fra følelser, verdier og dårlige lyttevaner. Følelser fungerer som filtre i

  kommunikasjon. Du hører og ser hva vi følelsesmessig stemmer overens med. Kommunikasjon kan da ikke skilles fra vår personlighet Fysiske barrierer: de forekommer i miljøet. Støy, avstand mellom mennesker, fysisk innblanding av en annen type. Miljøkontroll: er å

  endre de fysiske forholdene for å disponere mottakeren og påvirke følelsene og oppførselen deres Semantiske barrierer: relatert til mening. De oppstår fra begrensningen av symbolene vi kommuniserer gjennom. De

  symboler har vanligvis mer enn én betydning, og vi må velge en av dem. Tolkning av symboler - slutning basert på våre forutsetninger og ikke på fakta.

Kommunikasjonssymboler

1. Ord: mange betydninger. Kontekst er det som formidler mening.
   • Lesbarhet: det er prosessen med å gjøre skriving og tale mer forståelig, gjennom forenkling av symboler og valg av

     symboler som mottakeren foretrekker.

     • Flesch Norms: Bruk enkle ord og uttrykk Bruk korte, kjente ord Bruk personlige pronomen hvis mulig Bruk eksempler, grafer og figurer Setninger og korte avsnitt Bruk verb i aktiv konstruksjon Bruk bare nødvendige ord
   Illustrasjoner: tjener til å tydeliggjøre muntlig kommunikasjon. De tilbyr kraftige visuelle bilder, men de må kombineres med

   velvalgte ord og handlinger. Handlinger (ikke-verbal kommunikasjon): to viktige ting å vurdere:

   • å handle eller ikke å handle er kommunikasjonsformer i det lange løp, handling er mer verdt enn ord. (Kommunikasjonens troverdighetsgap: avstand mellom det som blir sagt og det som gjøres) Kroppsspråk er et viktig supplement til verbalt.

Nedover kommunikasjon

Flyten av kommunikasjon er fra en høyere autoritet til et lavere nivå.

Det er store problemer i denne forbindelse, da ansatte ikke forstår hva de prøver å kommunisere. Nøkkelen er mer enn å bruke midler i ledernes menneskelige orientering, følsom for de ansattes behov, nøye forberedelser og forventning om problemer.

Krav

Ledere mangler et solid grunnlag for kommunikasjon.

1. Få en positiv holdning til kommunikasjon (overbevise deg selv om at det er viktig) Forsøk å skaffe informasjon kontinuerlig Planlegg kommunikasjon bevisst Skape tillit mellom avsendere og mottakere.

problemer

1. Overbelastning av kommunikasjon - Noen ledere tror at mer kommunikasjon er bedre kommunikasjon. Det viktige er kvaliteten, ikke mengden kommunikasjon, som kan overvelde de ansatte og gjøre det vanskelig å forstå. Aksept av kommunikasjon: aspekter å ta hensyn til for å fremme aksept:
   • anerkjennelse av legitimiteten til avsenderens oppfatning av avsenders kapasitet i forhold til innholdet i meldingen tillit til avsenderen som leder og som en persons oppfatning av troverdigheten til meldingen aksept av oppgaver og mål som skal oppnås kraft av avsenderen til å innføre direkte eller indirekte sanksjoner

Kommunikasjonsbehov hos ansatte

1. Instruksjoner angående arbeid: det er nødvendig å gi objektive instruksjoner og informasjon. Presentere virkeligheten i arbeidet for å unngå overdrevne forventninger som fører til høyere ansattes omsetning. Resultattilbakemelding: hjelper dem å vite hva de skal gjøre og hvor effektivt de oppfyller sine mål. Vis interesse for deres arbeid. For å gi tilbakemelding må du:
   • at det er betimelig at det er spesifikt at det fokuserer på aspekter ved arbeidet at det er objektivt (ikke basert på slutninger eller antakelser) at det er bevist at det ble forstått at det ble gitt kort tid etter en avgjørende hendelse
   Nyheter: ansatte trenger informasjon til tiden, ikke for sent å bekrefte det de allerede har lært fra andre kilder Sosial støtte: oppfatning av at de er elsket, verdsatt og verdsatt. Det påvirker tilfredshet og ytelse.

Kommunikasjon oppover

Det er kommunikasjon fra de laveste nivåene til de høyeste. Det er viktig fordi det lar ledelsen være klar over de ansattes behov og sjekke at de forstår informasjonen som blir gitt dem. Det er også viktig å ta gode beslutninger.

Problemer som oppstår:

• Forsinkelse eller forsinkelse (fra ledelsesnivåer og oppover) Filtrering (delvis undertrykkelse av informasjon) Omgåing av hierarkiske nivåer (positivt aspekt er at det reduserer filtrering og forsinkelser, men det kan irritere de som er gått av lato) Behov for respons fra ansatte (raske svar fører til en forbedring i kommunikasjon oppover).

Praksiser for å forbedre kommunikasjonen oppover

1. Hør: det krever bruk av sinnet for å fange ideen som avsenderen ønsker å kommunisere. Fordeler: bedre beslutninger basert på bedre oppfatninger; du lærer mer i samme tidsperiode; flere ting blir oppdaget om hva noen eller personen snakker om. Manifestasjon av gode manerer; oppfordrer andre til å gjøre det samme. Problemer som oppstår: lytteforståelse, oppbevaring Møter med ansatte: oppmuntre dem til å snakke om arbeidet sitt og den administrative praksisen som hjelper eller hindrer dem Åpne dørs policy: snakk fritt med veileder eller ledere i høyeste nivå. Det handler om å fjerne hindringer for

   kommunikasjon. Det er vanskelig på grunn av de psykologiske og sosiale barrierer mellom ansatte og overordnede. Andre frykter å miste den overordnede verdsettelsen. Deltakelse i sosiale grupper: I rekreasjons- og uformelle hendelser kan gi utmerket uplanlagt kommunikasjon oppover (som biprodukt), slik ting vanligvis sies som i situasjoner.

Andre former for kommunikasjon

1. Horisontal eller tverrkommunikasjon: gjennom kommandokjedene.

   De som spiller viktige roller i denne typen kommunikasjon kalles grenseutvidere. Arbeidsnettverk: en gruppe mennesker som oppretter permanent kontakt for å utveksle informasjon uformelt. De bidrar til å utvide de

   ansattes interesser. Elektronisk post og telekommunikasjon: til tross for fordelene, kan det være problemer på grunn av at det ikke blir tatt hensyn til, isolering, tap av

   kontakt med deres vanlige nettverk.