I dette arbeidet presenteres stadiene som utgjør den administrative syklusen basert på behovet for faglige baser å lede og feltet som administrasjonen utføres i. For utarbeidelse av dette ble det gjennomført en detaljert bibliografisk studie av oppdaterte kilder og anerkjente forfattere om dette stadig viktigere emnet for å sikre koordinering av individuelle tiltak for å oppnå forretningsmessige mål.
INTRODUKSJON:
Endringene som har skjedd på internasjonalt nivå i miljøet der organisasjoner beveger seg de siste tiårene, har endret fokus for virksomhetsledelse. På 1950- og 1960-tallet var virksomhetsledernes prioritet innen produksjon og produktive teknologier. Med økt konkurranse i markedene, på slutten av 1960-tallet skiftet det til markedsføringsproblemer, på 1980- og 1990-tallet, etter hvert som finanskriser ble bedre, var fokuset på finans. Siden midten av 1990-tallet har den rådende trenden vært HR-ledelse, strategiformulering, konflikthåndtering og forhandlinger.
Det er praktisk talt umulig for en leder å mestre alle de tekniske og organisatoriske aspektene som kreves for å oppnå selskapets mål. Derfor bør hovedferdigheten din være: å få teamet ditt og medlemmene i bedriften til å sette kunnskap, erfaringer og energi for å oppnå de foreslåtte målene og de forventede resultatene av deres ledelse.
Administrasjon er viktig for å sikre koordinering av individuell innsats. Administratorer må etablere et miljø der mennesker kan oppnå mål og mål med ressursene som er tilgjengelige for å oppnå et endelig resultat. Ledelse er en kombinasjon av vitenskap og kunst; vitenskap gir kunnskap om erfaringer, regelmessigheter og prinsipper, og kunst er den kreative anvendelsen av denne kunnskapen i spesifikke situasjoner.
UTVIKLING:
1. BEHOV FOR PROFESJONELLE BASER FOR Å DIREKTE.
For å forstå administrasjon profesjonelt, er det første å forstå hva administrasjon består av, så universelt og fruktbart brukt i dag i alle slags organisasjoner (institusjoner, selskaper osv.). Ellers er det risikoen for å presentere bare diskuterbare "anbefalinger" for gyldighet, eller late som om vi er i nærvær av noe helt nytt: et universalmiddel av ufeilbarbar effektivitet, som aldri før er kjent.
Begge begrepene er ikke bare falske, men skadelige.
Vi kan definere administrasjonen som "Teknikken som søker å oppnå maksimale effektivitetsresultater, gjennom koordinering av menneskene, ting og systemer som utgjør en organisasjon."
Peter F. Durker siterer ordene som den store manageren Andrés Carnegie sendte til graven hans som en epitaf: "Her ligger en mann hvis evne var å vite hvordan man kan utnytte andre manns evner bedre enn ham…" Denne frasen kan tjene til å klargjøre ideen Administrasjon: matrisen, lederen, administratoren, manageren er ikke nettopp fordi han er mer dyktig enn menneskene han dirigerer, i de spesifikke teknikkene til hver enkelt; i virkeligheten krever den moderne administrasjonen mer og mer spesialisering hver dag, og med den antyder det at det er umulig for sjefen for et selskap å vite mer regnskap enn instituttlederen, som vet mer lov enn juridisk rådgiver, etc. Kapasiteten er forskjellig: den er i stand til å koordinere en serie menneskelige og tekniske elementer,kanalisere dem alle på en effektiv og effektiv måte slik at de tiltenkte resultatene oppnås.
På denne måten blir det forklart hvordan mennesker som ikke har en militær karriere i flere land, som USA, begynner å bli plassert som forsvarsministre i flere land, som USA. I flere land og i vårt eget miljø har det allerede dukket opp flere ledere som går fra ledelsen av et industriselskap til det som en bank, eller et hotell, med like effektivitet og suksess i alle av dem: deres kapasitet er ikke bank, ikke industrielt, men administrativt.
Dette kriteriet strekker seg i dag som det for profesjonelle ledere innen vitenskap, teknikk og kunsten å regissere.
2. FELT SOM ADMINISTRASJONEN UTFØRES.
Vi uttrykker selskapets konsept ganske enkelt som: "enhet for produksjon av varer og / eller tjenester for et marked".
Fremfor alt innebærer det at det er en økonomisk enhet, siden den må “produsere noe”. Dette betyr at alle maskinene, alle systemene, alle menneskene som jobber i det, uansett hva slags arbeid de har, nødvendigvis er rettet mot å oppnå den produksjonen (grunn til å være). Det spiller ingen rolle om denne produksjonsenheten er offentlig eller privat, for fortjeneste eller veldedighet, produksjon, landbruksprodukter eller tjenester (turisme, sykehus, bank osv.); uansett er hele settet med materielle, menneskelige og administrative elementer (ressurser) rettet mot å oppnå en "ferdig produksjon".
Administrasjonsbegrepet er faktisk ikke bare begrenset til selskapet, en organisasjon som er så typisk for samfunnet vårt, men til enhver institusjon, det vil si: til enhver menneskelig gruppe som er organisert på en eller annen måte for å oppnå en slutt.
Administrasjon henviser og gjelder ikke bare selskapet, men for enhver type institusjon, så lenge det anses som en måte å styre på.
Administrasjonen søker alltid et meget praktisk formål: å oppnå resultater. Hele settet med prinsipper, regler og hjelpeinstrumenter, er nettopp rettet mot å oppnå resultater.
Derfor, selv om det er teoretikere i administrasjonen, har ikke prinsippene og reglene som de formulerer bare vært basert på teoretiske spekulasjoner, men basert på praksis, på erfaringen de eller andre ledere har hatt. i forskjellige selskaper og institusjoner; Slik anvendte Taylor, Farol, Gantt, Gilbreth, Drueker, McGregor og andre den vitenskapelige metoden på disse erfaringene, inkludert svikt de har lidd, for å søke, isolere og utpeke de vanlige prinsippene, metodene, teknikkene, osv., der elementene som forklarer fremgangen og suksessen til organisasjoner (selskaper og institusjoner) hviler. Men administrasjonen er i seg selv praktisk talt praktisk. Hvis en person med stor kunnskap ikke kunne oppnå resultater, kunne han ikke kalle seg en god leder,på det meste ville det være en "administrasjonsteoretiker" i populær forstand.
På den annen side, når en person oppnår resultater i sitt arbeid med å drive en organisasjon (ikke bare, selvfølgelig, bare i det aspektet av fortjeneste, men også i andre som personaletilfredshet, kostnadsreduksjon og harmonisering av arbeidet med organisasjon med andre i samfunnet), og selv antatt at han ikke hadde gjort teoretiske studier, kan og bør kalles en god leder. I virkeligheten betyr dette at basert på en egnethet til administrative problemer, å vite hvordan de kan dra nytte av deres erfaring og, oftere enn du tror, å ha lest eller kopiert prinsipper, metoder og stiler fra andre ledere eller teknikere i Ledelsen har visst hvordan man “får resultater”.
I dag kan kunnskap om ledelse, slik den er tilgjengelig, forbedre praksis, og ledere som prøver å klare seg uten vitenskapen om ledelse, må stole på flaks, intuisjon eller hva de gjorde tidligere. I administrasjon, som på alle andre felt, er det ingen andre steder i akkumulert kunnskap. Det er grunnen til at verdenstrenden er å øke opplæringen og utviklingen av ledere innen vitenskap og ledelsesteknikker, på jakt etter ledere som kan oppnå maksimal effektivitet og effektivitet.
Maksimal effektivitet, i dette tilfellet, betyr best mulig bruk og utnyttelse av alle elementene og ressursene som en organisasjon har. Effektivitet (av effektivitet: å gjøre, lage), er synonymt med ytelse eller produktivitet, bare det har en markant aktiv karakter (maskiner "utfører"; bare mennesket "gjør eller skaper") og måles alltid mot en teoretisk standard, som utgjør 100% av det.
Det er nødvendig å understreke at det her er et spørsmål om å oppnå maksimal effektivitet, ikke på grunnlag av bedre maskiner, som vil være ingeniørfunksjonen, eller priser osv., Men nettopp ved bruk av mer effektive administrative metoder.
Den grunnleggende funksjonen, og den er i hovedsak administrativ, kjernen i ledelsen, er koordinering. En leder, når han opptrer som sådan, når han utfører administrative oppgaver (som ofte, i små og mellomstore organisasjoner, kombineres med tekniske oppgaver); er når du koordinerer.
Effektiviteten som ledelsen gir, er nettopp den som er resultatet av koordineringen av alle andre faktorer; av menn, i sine forskjellige funksjoner og nivåer; av teamene slik at de på den mest passende måten påvirker etableringen av produktet eller tjenesten; av systemene, slik at de alle danner en stor harmoni som oppnår de beste resultatene, og av disse tre faktorene seg imellom.
Nettopp administrativ effektivitet oppnås, når flaskehalser unngås, når utstyret er tilstrekkelig for prosessen, når motivasjonen til personalet vet hvordan de skal få mest mulig ut av maskinene og tilgjengelige ressurser, når planene er vågale, men realistiske.
Kunnskap om administrasjon er i dag av vitenskapelig og teknisk art, siden vi teknisk må forstå et harmonisk sett med regler og instrumenter som tjener til å oppnå et nyttig mål. De kan være så enkle som mekanikerens regler og instrumenter, eller så komplekse som reglene og instrumentene for å lede en romraket eller et romskip. Administrasjonens regler, former og instrumenter er også i samsvar med ovenstående.
Det er en teoretisk diskusjon om ledelse er vitenskap eller ikke, for å komme til en konklusjon om problemet, ville det være nødvendig først å bli enige om vitenskapsbegrepet som er bekjent: om Aristotelian, Baconian, Modern eller annen. Men det som er verdt å merke seg er at hvis administrasjonen ikke er vitenskap, er den udiskutabelt vitenskapelig, det vil si hvis den ikke hadde sine egne prinsipper, i det minste hvis den bruker prinsipper for matematikk, psykologi og sosiologi, som er udiskutable vitenskaper, for å oppnå resultater med effektivitet.
3. STADER FOR ALT ADMINISTRATIVT SYSTEM.
Siden administrasjonen utvikler seg nøyaktig i en spesifikk prosess, er det viktig å gi en kort oversikt over stadiene. Selv om antallet og navnet på disse varierer, er det ifølge forfatterne at de inkluderer alle de vesentligste administrative handlingene og at måten å bestille dem på en enklere og mer praktisk måte, både deres forståelse og anvendelse.
Det er egentlig et rent metodeproblem, så det spiller ingen rolle om administrasjonen er delt inn i tre, fire eller seks forskjellige stadier, men å se om dette hjelper en spesifikk person til å bedre forstå, skille og anvende prinsippene., regler og teknikker brukt av administrasjonen, som i virkeligheten uansett danner en kontinuerlig enhet, som vi deler og skiller ut for de nevnte formål.
Vi må også påpeke at det ikke er obligatorisk å ta skritt i den rekkefølgen vi presenterer, og heller ikke at en administrativ handling nødvendigvis har egenskapene til et enkelt element, men ofte samler de av flere; dette skjer fremfor alt, når det gjelder disse beslektede elementene, i grensepunktene til begge deler; Det vil være lett å forstå at det ved mange anledninger er vanskelig å dele opp et spesifikt problem i dets forskjellige aspekter, eller bestemme om det tilhører en av dem, til det som følger det, eller til begge på samme tid.
I følge Urwicks teorier er det to grunnleggende aspekter ved administrasjon, som han kalte: "administrativ mekanikk" og "administrativ dynamikk". "Mekanikk" refererer til å undersøke, analysere og bestemme hvordan en organisasjon skal være og hvordan den skal fungere. Den refererer til den teoretiske koordineringen av relasjonene som må eksistere; til utforming av planer og programmer. Den "dynamiske" refererer til hvordan disse forholdene vil bli administrert, eller faktisk styrt, på en slik måte at de produserer og iverksetter, effektivt og effektivt, planene, programmene og strukturer som er studert og planlagt i første del.
Det vil nødvendigvis være et dobbelt samspill: det av teori som påvirker praksis; og den for praksis å tvinge tilbake til teorien for å modifisere den, justere den og utfylle den, i henhold til de oppnådde resultatene.
Denne divisjonen har applikasjon og verktøy i administrasjonen; Den første delen av den typiske administrasjonsprosessen er hele prosedyren for å sette mål og mål, betyr å oppnå dem og planer om å nå dem. Faktisk innebærer denne første delen koordinering og tilbakemelding - feed back-, til hva som skal gjøres eller søkes i neste del er spesifisert. På den annen side studerer den andre delen hvordan revisjoner, korreksjoner, slettinger eller økninger som må gjøres skal utøves, hvordan de skal fungere, i løpet av tiden som er satt til å oppnå eller oppnå målene.
4. DE ADMINISTRATIVE MEKANIKKEN.
De tre elementene som utgjør den "administrative mekanikken" er:
- Prognoser, planlegging. Organisering.
Det første elementet er FOREBYGGING (pre: før, og visjon): det refererer til alt som må fikses til det blir bestemt hva vi kan gjøre, ifølge Steward Thompson, "prognoser identifiserer en rekke muligheter og forbereder oss på dem".
I prognosen vurderer vi tre hovedaspekter: målene, undersøkelsene og alternativene.
Målene: viktigheten av dette aspektet er maksimalt i administrasjonen, fordi resten av elementene må være orientert etter målene.
Undersøkelsene: det er ingen moderne organisasjon som ikke gjennomfører dem for å vite hvilke elementer den har, og hvilke som hindrer den i å nå sine mål. Dermed blir markeder, kreditter, nye produkter, vitenskapelig-tekniske fremskritt, personellet de vil ta på seg etc. undersøkt.
Alternativene: hver leder, i alle sine handlinger, er nødvendigvis knyttet til beslutningstaking. Og enhver beslutning innebærer nødvendigvis å velge mellom to eller flere alternativer.
Vi må påpeke at moderne administrasjonssystemer prøver å stimulere og hjelpe kreativiteten til lederen og hans underordnede, slik at han ikke føler seg begrenset til å velge mellom et "gjort eller ikke gjort", siden det i de fleste tilfeller Det er mange andre og varierte muligheter, ikke bare mellomliggende, men forskjellige, så det er veldig viktig å trene og stimulere kreativitet i staben, spesielt i lederne.
I henhold til de utførte studiene og kriteriene til vellykkede ledere og prestisjefylte forfattere, ligger suksessen til den moderne lederen i stor grad i hans evne til å presentere ulike alternativer, og påpeker hver sin fordel og begrensninger. Dette er mye viktigere når du har alle moderne teknikker som, basert på kvantitative metoder, studerer, gjennom matematiske modeller, simuleringer, etc., de mange forskjellige mulige alternativene, for å velge den mest passende. I tillegg er det utviklet gruppearbeidsteknikker og andre som stimulerer til kreativ utvikling for å søke mulige løsninger på ustrukturerte problemer.
Det andre elementet er PLANLEGG (plan avledet fra fly). Dermed indikerer etymologien at det vi gjør er å sette "plan" for å lede handlingen vår. Administrative planer er veldig mangfoldige. Alle kan ha et forhold til administrasjonen, vi vil nevne for bedre å forstå de som er mest relatert til administrasjonen, som er: programmer, budsjetter, prosedyrer og policyer.
Programmene: kjernen deres er å bestemme (fikse) tidsfaktoren, det vil si å fikse presise tider for hver spesifikk aktivitet, og å sørge for at disse tider er nøyaktig oppfylt. Derfor er programmer en av de viktigste aktivitetene i administrasjonen.
En av de vanligste feilene, og samtidig de mest alvorlige, som vanligvis blir gjort i retning, er å la "åpne" tiden hvor hver aktivitet må utføres. "Så raskt som mulig", "så snart som mulig", "så snart som mulig"; De er veldig ofte brukte uttrykk, og selv om de tilsynelatende indikerer presserende, legger de igjen en subjektiv tolkning av hva som bør forstås av "snart, raskt, kort", mer effektivt vil være å si: "for i dag", "i åtte dager fra nå" ”,“ For neste dag ti ”.
Programmene etablerer også, for hver gang, listen over funksjoner og aktiviteter som må utføres. Dette er grunnen til at velformulerte programmer i det vesentlige er for administrasjonen.
Budsjetter: det er planer estimert i mengder, enten disse er satt i antall, slik det ofte gjøres i produksjonsavdelingene, for eksempel: tusen enheter om dagen, hundre kilo i måneden, etc., eller som er estimert i deres monetære aspekt. og økonomiske, for eksempel: hundre og femti tusen pesos i investeringer per år, noe som reduserer ti prosent av kostnadene.
Budsjetter representerer et av de mest nyttige aspektene i administrasjonen, de kan bestemmes generelt eller av hvilken som helst presisjon og teknikk.
Prosedyrene: er hovedsakelig preget av innstillingen av trinn og sekvenser, det vil si av den spesifikke "hvordan" for hver aktivitet.
Retningslinjer: er generelle handlingsforløp. De er som R. Terry kaller dem, "Mål i aksjon." Dette betyr at politikken ikke bare inneholder ordren om å oppnå målet, men til og med markerer endringene eller kriteriene for å oppnå det, slik at det kan være en tilstrekkelig delegering av myndighet.
Siden riktig delegering er et av administrasjonens krav, forstås rollen som policyinnstilling lett, siden delegering av myndighet ikke kan gjøres effektivt uten veletablert politikk.
Det tredje elementet er ORGANISASJON, det er tre hovedfelt i organisasjonen knyttet til administrasjon, disse er:
- bestemmelse og deling av funksjoner, etablering av hierarkiske nivåer, analyse av stillinger.
Bestemmelsen og delingen av funksjoner vil ofte måtte endres eller undertrykkes når du etablerer et administrasjonssystem.
Innstillingen av hierarkiske nivåer tilsvarer bestemmelsen av autoriteten og autoriteten som tilsvarer hvert nivå, noe som er viktig for administrasjonen.
Til slutt bestemmer analysen av stillingene de spesifikke oppgavene og oppgavene som tildeles hver leder, spesialist og hver arbeider.
I motsetning til hva noen spesialiserte forfattere påpeker, og forvirrende etter vår mening jobbanalysen, som oppsto fra verdsettelsen av jobbene, med dets omfattende konsept, er analysen et sentralt aspekt i administrasjonen. Vi forstår dette selvfølgelig, fra analysen som blir utført, ikke til verdsettelse av innlegg, men for driften av administrasjonen.
5. DEN ADMINISTRATIVE DYNAMIKK.
Innenfor den administrative dynamikken er det tre funksjoner:
- INTEGRASJONSKOMMUNANSKONTROLL.
INTEGRASJON omfatter følgende grunnleggende aspekter: rekruttering og valg av passende personell, introduksjon og utvikling av personell.
Rekruttering og valg av personell er ansvarlig for å finne ut om arbeidere, spesielt ledere, er egnet for oppgavene som er betrodd dem under de forutsetninger som kreves av moderne administrasjonssystemer.
Introduksjonen består av alle teknikkene som brukes for å finne en ny arbeider, eller leder, for å være egnet for den nye jobben hans, og på en eller annen måte tilpasse ham til den.
Endelig er utvikling, som i dette tilfellet inkluderer praktisk opplæring, teoretisk opplæring og opplæring av arbeidere og ledere, veldig viktig og må få spesielle modaliteter og oppmerksomhet i administrasjonen.
Den neste funksjonen innen dynamikken er KONTROLL, der de er: autoritet, delegering og kommunikasjon som essensielle aspekter.
I filosofien til administrasjonen finner vi fremfor alt autoritet og dens motiverende kraft. Selv om mange mener at autoritet bare er teoretisk, utgjør disse, sammen med bestemmelsen av mengder, pilarene i den moderne administrasjonen.
I vår tilnærming utgjør den nåværende administrasjonen en ny måte å bli gravid og utøve autoritet mer i tråd med moderne tid og med menneskets natur. Vi tenker ikke å overdrive hvis vi bestemmer at en organisasjon risikerer å lide alvorlige problemer i driften under gjeldende forhold, så lenge den endringen ikke eksisterer. På den annen side brukes i dette aspektet de mest moderne vitenskapelige resultatene fra Psykologi, sosiologi og administrasjon i dag.
Delegasjonen består i å få andre til å delta i autoriteten som vi har mottatt, uten å miste det tilsvarende ansvaret, vi har allerede indikert at det er en av de naturlige fruktene, på den ene siden og på den andre siden av de grunnleggende kravene til Effektiv forretningsstyring.
Endelig er kommunikasjon, både vertikal og horisontal, for å bestemme mål, planer, samt for å oppnå resultater, så viktig at i mange organisasjoner (selskaper og institusjoner) gir ikke administrasjonen effektive resultater før kommunikasjon; ved å forbedre den vil det umiddelbart bære frukt.
Den tredje funksjonen til dynamikk er CONTROL, som vi foreslår å utføre i tre trinn:
- dens fiksering og etablering, drift, tolkning av resultatene.
I det første trinnet med å fikse og etablere vil det bli analysert hvilke kontroller som skal etableres, og hvilke som vil være effektive, basert på at kontroll er et vesentlig element i administrasjonen.
Når det gjelder operasjonen, må kontrollen utføres av alle lederne, på alle nivåer, og etter hvert, for veldig spesifikke aspekter, av spesialiserte teknikere, for eksempel: kostnadskontroll, verdsetting av stillinger, etc. Men det viktigste ligger i tolkningen av resultatene, som er å sammenligne det som var forventet (mål, plan, norm), med det som ble oppnådd (resultater), fire varianter kan resultere:
- a) Nøyaktig hva som ble ønsket ble oppnådd, på planlagt måte og tid b) En del av det som var forventet (ønsket, planlagt, etc.) ble ikke oppnådd c) Mer ble oppnådd enn forventet (ønsket)) i ett eller flere aspekter d) Andre resultater ble oppnådd, i tillegg til de forventede, som kan være negative, positive eller likegyldige.
Som alle forfatterne påpeker, er denne siste delen av den administrative prosessen like viktig som den første fasen; fordi resultatene blir målt. Det er grunnen til at det er diskusjoner, kriterier for om det skal kalles Administrasjon etter mål eller Administrasjon etter resultater og noen forfattere som Morrisey kaller det Administrasjon etter mål og resultater. Vi forstår at det i utgangspunktet, og i virkeligheten, handler om å gjøre at målene, som vanligvis er teoretiske og abstrakte, oversettes fra begynnelsen til konkrete resultater.
I dette faget vil vi analysere konseptene, klassene og prinsippene for målene. I analysen som vi skal gjøre, vil det bli vist hvordan, i stedet for at APO overgår og gjør foreldet de tradisjonelle konseptene for administrasjon, det krever dem alle, og de er bare godt forstått når de studeres gjennom dem. På den annen side kan APO, i likhet med General Administration, brukes både innen fagledelsen og i de spesifikke produktområdene, tjenestene og hovedsakelig i den bredeste og mest fruktbare personalen.
KONKLUSJONER
Gjennomføringen av dette arbeidet har gjort det mulig for oss å konkludere med at:
- Den moderne administrasjonen krever mer og mer spesialisering hver dag, og innebærer med dette at lederen er i stand til å koordinere en serie menneskelige og tekniske elementer, som effektivt og effektivt oppnår de tiltenkte resultatene. Det er et mangfold av kriterier fra forfatterne når det gjelder stadiene i den administrative syklusen, men antallet etapper er ikke så viktig, men snarere å se i hvilken grad det hjelper lederen å forstå, skille og anvende prinsippene, reglene og teknikkene for administrasjon. Det siste trinnet i den administrative syklusen er like viktig som den første, siden det er i dette stadiet hvor de oppnår resultatene av prosessen, og de vil gå tilbake til det innledende trinnet for å endre, justere eller komplettere den, i henhold til de oppnådde resultatene.
BIBLIOGRAFI
1) Aguirre Sádaba, Alfredo A; Castillo Clavelo, Ana María og Tous Zamora, Dolores (1999) La Previsión, i hans: Administrasjon av organisasjoner, stiftelser og applikasjoner. Kapittel 3 Forretningsplanlegging og prognoser. Mexico: Ediciones Pirámides. Side 90 - 95.
2) Carnota Lauzán, Orlando (1987) Administrasjonssyklusen i dens: Teori og praksis for sosialistisk ledelse. Kapittel 6. Havanna. Redigert av University of Havana. Sider: III-3 til III-6
1) Koonts, Harold og Weihrich, Heinz () Administratorers funksjoner, i deres: Elements of Administration. Kapittel 2. Analyseformer i administrasjon. P. 31-35
2) Reyes Ponce, Agustín (1996) Administration of Administration, i hans: Administration by Objectives. Kapittel I. Mexico: Redaksjonell LIMUSA, side 11 - 26.
