Tidsstyring bør konseptualiseres som en måte å være og en måte å leve på.
I dag kan tid betraktes som en av de viktigste og mest kritiske ressursene for ledere.
Noen av egenskapene til tid er:
- Det kan være en fiende å overvinne eller en alliert hvis vi klarer å organisere den. Det kan være en knapp ressurs, hvis den ikke blir kontrollert i henhold til prioriteringene som er tildelt de daglige aktivitetene til ledere. Det kan være en venn eller en fiende i oppnåelse av mål og mål som er satt.Det kan ikke kjøpes.Det kan ikke fanges, stoppes eller returneres.Det er det mest verdifulle som enkeltpersoner har, så det må brukes med maksimal grad av effektivitet. Det sies at ingen Han har nok tid, men alle har all den tid det er. Dette er tidens store paradoks.
De vanligste problemene som de fleste ledere har for å administrere tid er:
- Tidsestimatene de antar vil være nødvendige for en aktivitet, for å transportere, for å løse situasjoner eller for å ta beslutninger, er urealistiske og er en del av de vanligste tidsspillene. Mangelen på tid skyldes vanligvis dårlig ledelse eller en byrde med Dårlig planlagt og distribuert arbeid. Ofte handler det om å gjøre for mye på veldig kort tid. Det hender også at noen ledere ikke vet hvordan de skal si “nei” til eksterne distraksjoner. De forveksler prioriteringer som arbeider med ting av andre eller tredje betydning, og etterlater det presserende å Etterpå settes daglige mål godt over evnen til å møte dem. De legger igjen loggoppføringene om hvordan tiden skal brukes på slutten av dagen, eller når det er et passende øyeblikk, som ikke er funksjonelt eller realistisk, siden hukommelsen kan mislykkes,med mengden forpliktelser og informasjon som ledere håndterer. De bekymrer seg ikke for å registrere forpliktelser og aktiviteter, noe som forhindrer effektiv tidsstyring. De er vanligvis sent på møtene og kan i ugunstige situasjoner føre til unødvendige kriser. Mangel på tidsplanlegging, i mange tilfeller, begrenser muligheten for å generere gjennomførbare løsningsalternativer og muligheten for å velge den mest effektive handlingsveien. Noen ledere er imot. til registrering og kontroll av tid, siden de ser på det som en trussel eller føler seg usikre fordi de aldri har prøvd det.De er vanligvis sent på møtene og kan i ugunstige situasjoner føre til unødvendige kriser. Mangel på tidsplanlegging, i mange tilfeller, begrenser muligheten for å generere gjennomførbare løsningsalternativer og muligheten for å velge den mest effektive handlingsveien. Noen ledere er imot. til registrering og kontroll av tid, siden de ser på det som en trussel eller føler seg usikre fordi de aldri har prøvd det.De er vanligvis sent på møtene og kan i ugunstige situasjoner føre til unødvendige kriser. Mangel på tidsplanlegging, i mange tilfeller, begrenser muligheten for å generere gjennomførbare løsningsalternativer og muligheten for å velge den mest effektive handlingsveien. Noen ledere er imot. til registrering og kontroll av tid, siden de ser på det som en trussel eller føler seg usikre fordi de aldri har prøvd det.
I den daglige tidsregistreringen må følgende aspekter tas i betraktning:
- Liste over de daglige målene eller de viktigste oppgavene som skal utføres den dagen. Registrer hver aktivitet i etablerte perioder. Definer den relative prioriteten og målet for hver aktivitet. Bestem øyeblikket for å stoppe aktiviteten og slå fast når den skal gjennomføres igjen.
Grunnleggende prinsipper for effektiv styring av tid:
- En liste over aktiviteter i en hel uke, tatt i trinn på 15 minutter hver, letter effektiv bruk av tid. Det er bevist og er et grunnleggende prinsipp for tidsplanlegging at hver times planlegging sparer tre til Fire timers utførelse og gir bedre resultater. En anbefalt teknikk for å bedre styre tiden er å bruke de siste 20 minuttene av arbeidet, i planleggingen neste dag. Men så langt det er mulig må det arbeides for å respektere de etablerte aktiviteter og forpliktelser. De mest effektive resultatene oppnås ved å ha planlagte mål og programmer, snarere enn ved en tilfeldighet. Den tilgjengelige tiden må tildeles oppgaver i prioritert rekkefølge,Med andre ord, ledere må bruke tiden sin i forhold til viktigheten av deres aktiviteter. Å etablere en viss tid eller frister for å oppfylle ledernes forpliktelser hjelper resten av arbeidsgruppen til å overvinne ubesluttsomhet og forsinkelse.. Unngå å miste målene eller forventede resultater og konsentrere innsatsen om hver aktivitet. Ikke forveksle bevegelser med prestasjoner og aktiviteter eller handlinger med resultater. Tiden som brukes til å svare på problemer som oppstår må være realistisk og begrenset til behovene til spesielt hver situasjon, ved å ignorere problemene som har en tendens til å løse seg selv som kan spare mye tid. Å utsette eller utsette beslutninger kan bli en tidkrevende vane,Mulighetene går tapt, og presset på frister økes. Lavverdige rutinemessige aktiviteter for å oppnå overordnede mål bør delegeres eller elimineres i den grad det er mulig. Tilsvarende aktiviteter bør grupperes for å eliminere gjentakelse av handlinger. og redusere avbrudd til et minimum, for eksempel å svare på eller ringe telefonsamtaler. Hvis du holder dagsorden i sikte, blir det lettere å administrere tiden riktig. Registrere hvordan du planlegger å bruke tid på dagen, uken eller måneden det bør være detaljert, da utelatelse av detaljer er like skadelig for tidsregistreringsmål som å stole på minne eller sette urealistiske mål.Rutinemessige aktiviteter med lav verdi for å oppnå overordnede mål bør delegeres eller elimineres i den grad det er mulig. Lignende aktiviteter bør grupperes sammen for å eliminere repetisjon av handlinger og redusere avbrudd til et minimum, for eksempel å svare på eller ringe. Å holde dagens dagsorden i sikte gjør det enklere å administrere tiden riktig. Oppføringen om hvordan du planlegger å bruke tiden på dagen, uken eller måneden må være detaljert, siden utelatelse av detaljer er så skadelig for målene. av tidsinnspilling, som å stole på minnet eller sette urealistiske mål.Rutinemessige aktiviteter med lav verdi for å oppnå overordnede mål bør delegeres eller elimineres i den grad det er mulig. Lignende aktiviteter bør grupperes sammen for å eliminere repetisjon av handlinger og redusere avbrudd til et minimum, for eksempel å svare på eller ringe. Å holde dagens dagsorden i sikte gjør det enklere å styre tiden riktig.Oppføringen om hvordan du planlegger å bruke tiden på dagen, uken eller måneden må være detaljert, siden utelatelse av detaljer er så skadelig for målene. av tidsinnspilling, som å stole på minnet eller sette urealistiske mål.Å holde dagens dagsorden i sikte gjør det enklere å styre tiden riktig.Oppføringen om hvordan du planlegger å bruke tiden på dagen, uken eller måneden må være detaljert, siden utelatelse av detaljer er så skadelig for målene. av tidsinnspilling, som å stole på minnet eller sette urealistiske mål.Å holde dagens dagsorden i sikte gjør det enklere å styre tiden riktig.Oppføringen om hvordan du planlegger å bruke tiden på dagen, uken eller måneden må være detaljert, siden utelatelse av detaljer er så skadelig for målene. av tidsinnspilling, som å stole på minnet eller sette urealistiske mål.
Kjennetegn på ledere som effektivt administrerer tid:
- 80% av problemene som kommer til skrivebordet blir håndtert umiddelbart, de blir slettet hvis de ikke er nyttige, de delegeres om nødvendig og de blir tatt under deres kontroll hvis de anser det som nødvendig. De samler inn all eksisterende informasjon om emnet i utstede, og invitere de involverte og eksperter innen selskapet til et arbeidsbord. De delegerer tydelig og presist for å sikre at det som er tildelt har blitt forstått. De fastsetter målene for beslutningene som tas. De etablerer mulige kurs for handling som gjør det mulig å oppnå målene på kortest tid… De definerer handlingsalternativer og forhindrer mulige positive og negative konsekvenser. De analyserer og velger det som virker det beste alternativet i hvert tilfelle. De holder oversikt over hva som er delegert, gjennom rapporter om hva som er gjort.,for å sikre at de planlagte resultatene oppnås. De holder oversikt over den viktige oppgavelisten hver dag.
Det er viktig å huske at tidsstyring i hovedsak er en gruppeinnsats som krever koordinering av aktiviteter, hjelper hverandre, felles synkronisering av innsatsen for å sikre de forventede resultatene.
Å håndtere tid effektivt er en "gave" som kan utvikles av de fleste som foreslår den.
____
Jack Fleitman:
www.ciemsa.mx profesjonelle konsulenter
@jackkmex
