Del filer og administrer prosjekter
Deling av informasjon er en viktig del av jobbene våre. I denne globaliserte og virtualiserte verden blir det en hverdags ting å jobbe med det samme prosjektet med kolleger som er fysisk langt fra arbeidsplassen vår.
Det er mange verktøy som lar oss ikke bare dele filer, men få tilgang til den samme informasjonen samtidig og jobbe med den. De er vennlige applikasjoner som letter arbeidet uten å kreve mye trening eller teknologisk kunnskap.
Del filer
Bruksområder med grunnleggende nødvendighetskarakter. De brukes til å utveksle filer som er lagret i den virtuelle "skyen". Noen applikasjoner lar deg ikke bare dele dem online, men også lage og redigere dem på denne måten. Den store fordelen med disse applikasjonene er at vi får tilgang til våre dokumenter fra alle steder og datamaskiner, og til og med fra smarte telefoner.
Noen eksempler:
- Google Dokumenter: kontorapplikasjon, vi kan dele og opprette dokumenter med tekstprosessorer, regneark, lysbildefremvisning. Godtar Microsoft Office-ekvivalenter.
- Google Kalender: din online kalender. Du kan planlegge oppgaver, påminnelser om viktige avtaler, bursdager osv. Du kan til og med stille inn varsler for å varsle deg om disse påminnelsene. Denne informasjonen kan deles og sendes via e-post.
- 4shared.com: et av de mange stedene for lagring av informasjon, som du laster opp til en server og deretter deler med hvem du måtte ønske deg, via e-post eller lenker i nettverket. Du kan lagre tekst-, lyd-, video- og fotofiler. Forskjellen med de forrige er at denne informasjonen du laster opp, allerede har du et fysisk sted, det være seg datamaskinen, telefonen din, kameraet. Du kan ikke opprette eller redigere det der.
- Dropbox.com: den brukes til å lagre, synkronisere og dele dokumenter. Som den forrige er det ikke en applikasjon for å opprette dokumenter. Disse filene blir umiddelbart delt. I motsetning til 4shared, der hvis du vil ha tilgang til dem, må du laste ned informasjonen til datamaskinen din, og akkurat der kan du se og redigere dem, her har du øyeblikkelig og øyeblikkelig tilgang til dem. Den andre personen du deler informasjonen med, kan redigere den, og du ser den umiddelbart. På samme måte hvis det er du som redigerer den, ser kollegaen endringene umiddelbart.
Denne synkroniseringen er den viktigste funksjonen, både google-dokumenter, google-kalender og dropbox, ettersom den unngår duplisering av filene når de alle jobber med det samme dokumentet.
Samarbeid
Når vi snakker om å jobbe i større grupper, eller forretningsprosjekter, trenger vi “alt i ett” -applikasjoner. Disse typer verktøy tillater samarbeid prosjektstyring. De er virtuelle private nettverk som bruker internettprotokoller for å dele informasjon sikkert med ansatte, leverandører, kunder, partnere, etc.
Noen av disse programmene er:
- Central Desktop: det er en plattform som lar oss lage private samtaler, beskytte det private nettverket gjennom passord, administrere innhold og overvåke prosjekter med klienter i et trygt og reservert miljø. Dokumenter kan organiseres, deles, redigeres og arkiveres online.
- Basecamp: applikasjon med utrolig effektivitet når det gjelder å styre prosjekter samarbeid. BaseCamp er et program som fungerer fra en nettleser, slik at forskjellige brukere kan koble seg til hvor som helst med Internett-tilgang. I tillegg kan du administrere applikasjoner for mobile enheter, mobiltelefoner og til og med e-postklienter som Gmail.
- My Client Spot: er en online prosjektledingsprogramvare, ideell for små grupper. Inkluderer sporing av tid og oppgave, du kan dele filer og kalendere; Du sporer og får tilgang til informasjon enkelt og raskt ved å søke etter oppgaver, kommentarer eller filer. Holder klient- og prosjektledelse organisert og oppdatert.
Ekstern tilgang til datamaskiner
Denne typen programmer tilhører en annen type kategori. De fungerer slik at du kan få tilgang til datamaskiner (din eller en tredjepart) eksternt og se hva som skjer på den datamaskinen. Det er veldig nyttig for virtuelle assistenter i tilfeller der klienten har et problem med datamaskinen sin: det er raskere å vite hva problemet kan være ved å få tilgang til den maskinen hvor enn du er.
eksempler:
- GoToMyPC: gir tilgang til en datamaskin fra hvilken som helst maskin med internett eller fra en iPhone. Den er kompatibel med PC (Windows) og Mac (Apple).
- Logmein: veldig lik den forrige med fordelen at den gir tilgang til opptil fem maskiner. Den har en gratis versjon.
- Team Viewer: med dette programmet kan du dele skrivebordet på en datamaskin raskt og enkelt.
Hvorfor bruke disse verktøyene?
Som jeg sa i begynnelsen, vi lever i et alltid koblet samfunn, alltid online. Flere og flere selskaper - store eller små - fagpersoner og gründere legger disse applikasjonene til arbeidsmiljøet sitt. Vi forteller deg hvorfor:
• De er nyttige, enkle å bruke og i de fleste tilfeller har gratis versjoner.
• De lar hele arbeidsteamet få tilgang til filene de trenger for å utføre oppgaven.
• De er sikkerhetskopien. Før det blir ulemper med maskinene, kan du hvile lett og vite at du vil kunne få tilgang til informasjonen i det virtuelle rommet.
• De tilbyr variasjon. Ta oversikt over forretningsbehovene dine, sammenlign funksjoner og priser. De fleste av disse applikasjonene tilbyr prøveversjoner i en begrenset periode (vanligvis 30 dager). Velg pålitelige programmer som garanterer sikkerheten til filene dine.
Når bedriften vokser, øker også antall personer du trenger å holde deg oppdatert informasjon med. Dette er grunnen til at deling av filer, synkronisering av dokumenter og oppgaver og administrasjon av kommunikasjonskanaler blir stadig viktigere for å lykkes.
Nå er det din tur, prøvde du disse eller andre verktøy? Hvilken anbefaler du?
