Kontrollnivået som finnes i en organisasjon gjenspeiles i de totale kostnadene. Enten som standard eller i overkant, er en organisasjon, for fortjeneste eller ikke, utsatt for kostnader som kan være veldig høye. Det grunnleggende spørsmålet er å finne det midtpunktet når det gjelder kontroll som minimerer kostnadene direkte eller indirekte generert av det.
Den grafiske representasjonen av kostnadene som tilsvarer de forskjellige kontrollnivåene er U-formet, noe som indikerer at vi har høye kostnader ved null eller lave kontrollnivåer, og at det samme skjer med høye eller høye kontrollnivåer.
Med ingen eller lave nivåer av kontroll, lider organisasjonen kostnadene for manglende forebygging, høye feilnivåer eller dårlige beslutninger, svindel, underslag og høye nivåer av avfall. Mangelen på kvalitet, ikke bare av produktene, men også av prosessene, de mange opparbeidingsaktivitetene, både av produkter og av innspill og intern informasjon, tapet av kunder, gjennomføring av forbrytelser og mangel på eller fravær av budsjettkontroll og ledelse, øker kostnadene for organisasjonen betraktelig. Blant andre eksempler har vi tap generert av innkrevingsproblemer og tap på gjeld, som et resultat av et optimalt kontrollsystem i kredittsaker.En annen sak er de negative resultatene av å ansette personell uten å iverksette tilstrekkelige forebyggingstiltak.
På den annen side, overskuddet av kontroller, manifestert ved inspeksjoner av innkjøpte produkter og rekvisita, utgiftene til inspeksjon av prosesser og produkter, overskuddet av byråkratiske prosedyrer, langsomheten i beslutningen i kommersielle forhold, ender opp med å drive bort god virksomhet, kaste bort muligheter og kaste bort ressurser på grunn av overflødig kontroll, alltid ledsaget av et overskudd i sentraliseringen av beslutninger.
Som i menneskekroppen, kan både mangelen på visse mineraler og overskuddet være veldig skadelig, på samme måte er både mangelen og overskuddet av kontroller åpenbart skadelig for organisasjoner.
Organisasjonen kan ikke mangle kontroller, men den kan heller ikke bli bytte for overflødig. Hvordan komme til nivået som tillater optimal kontroll til minimumskostnader? Noen mulige alternativer er følgende:
Overfør kontrollen av innganger, både i kvalitet og kvantitet, til deres leverandører.
Implementere datasystemer som genererer automatiske kontroller og rapporterer med unntak.
Installere "feilsikre" systemer.
Bruke en policy for delegering av funksjoner og ansvarsområder, og gi tilstrekkelig og nødvendig makt til ansatte og arbeidstakere (empowerment).
Ved å implementere styrings- og beslutningssystemer med unntak, dra nytte av høyest mulig standardisering når du tar beslutninger.
Bruke Pareto-analyse ved kontroll og analyse av aktiviteter og prosesser, på en slik måte at ressursene konsentreres om de punktene med høyest forekomst av kostnader.
Kontinuerlig og systematisk evaluering, både gjennom internt personale og med mening fra klienter og eksterne konsulenter, om graden av byråkratisk kompleksitet i selskapets prosesser.
Forenkle autorisasjonssystemene ved å bruke budsjettadministrasjonen. Når disse budsjettene er godkjent, vil utgiftene og betalingene deres bli utført av utpekt personell, innenfor rammene av de forskjellige konseptene, og i samsvar med fristene.
Evaluering av timekostnadene for de forskjellige lederaktivitetene. Hvis en økonomiansvarlig mottar en lønn på $ 10 000.- månedlig og bruker 20% av tiden sin på å signere sjekker, oppretter han ikke bare en "flaskehals" når han autoriserer dem, men også Kostnaden for nevnte prosess er høy utover verdien av sjekkene. Mye klokere er å gi mer makt til kasserer og til en viss økonomisk delegat for kontrolløren, ved å bruke et budsjettkontrollsystem (datastyrt).
Det er klart etter å ha analysert at de fleste selskaper har mye å gjøre når det gjelder å redusere kostnadene som genereres av overdreven kontroll. Jo flere kontroller som kreves, jo tregere beslutningstaking og problemløsing blir, jo flere papirer og underskrifter kreves, jo mer personale som er tildelt en uproduktiv oppgave blir holdt, jo tregere blir responsen til kundenes krav, jo mer tid Det tar tid å ta i bruk innovative tiltak, og jo større er ressursene og tiden som går tapt i byråkratiet.
Avurokratisering, telearbeid og outsourcing av operasjoner er metoder som hjelper i denne vanskelige oppgaven med å redusere kostnader, noe som gjør organisasjonen mer konkurransedyktig og lønnsom.
