Informasjon er viktig når du tar forretningsbeslutninger; noe som betyr at nøyaktig og tilgjengelig informasjon vil bidra til å ta et riktig valg.
I selskaper får informasjon en primær rolle når det gjelder å styre og styre aktiviteten deres. God informasjon vil gjøre kjent miljøets virkelighet og vil tillate å forutse raskt og effektivt endringene, som er hyppigere hver dag.
For å oppnå de mål som er satt og forhindre fremtidige endringer i miljøet, vil det være nødvendig å samle informasjon, både utenfra og inne i selskapet. Og for dette må du vite og vite hvordan du administrerer de eksisterende informasjonskildene.
Fra et forretningsmessig synspunkt er informasjonskilden "dokumentet, arbeidet eller materialet som fungerer som informasjon eller inspirasjon for selskapets beslutninger".
Problemet oppstår når informasjonen som håndteres i et selskap ikke er helt klar og kortfattet, og dette fører til at denne typen diffus informasjon ved noen anledninger genererer konflikter eller feilaktige beslutninger.
Begreper
informasjon
I følge Idalberto Chiavenato er informasjon et sett med data med en betydning, det vil si som reduserer usikkerhet eller øker kunnskapen om noe. I sannhet er informasjon et budskap med mening i en viss sammenheng, tilgjengelig for øyeblikkelig bruk og som gir veiledning for handlinger ved å redusere usikkerhetsmarginen rundt beslutningene våre. (Idalberto, 2006)
I Dictionary of the Royal Spanish Academy er det blant flere betydninger: (Fra lat. Informatĭo, -ōnis). 1. f. Handling og effekt av å informere. 2. f. Kontor hvor noe rapporteres. 3. f. Juridisk og juridisk etterforskning av et faktum eller forbrytelse. 4. f. Tester som er laget av kvaliteten og omstendighetene som er nødvendige for en person for en jobb eller ære. U. m. i pl. 5. f. Kommunikasjon eller tilegnelse av kunnskap som gjør det mulig å utvide eller spesifisere hva som er besatt i et gitt emne. 6. f. Kunnskap formidlet eller tilegnet. (Dictionary of the Royal Spanish Academy, 2008)
I følge Czinkota og Kotabe består informasjonen av utvalgte og bestilte data for et bestemt formål. (Masaaki, 2001)
For Ferrell og Hirt inkluderer informasjon data og kunnskap som brukes i beslutningsprosesser. (Geoffrey, 2004)
Alvin og Heidi Toffler gir i sin bok "The Wealth Revolution" følgende forskjell mellom hva data er og hva informasjon er: "Data blir ofte beskrevet som diskrete elementer, foreldreløse fra kontekst: for eksempel" 300 handlinger". Når data blir kontekstualisert, blir det informasjon: for eksempel "Vi har 300 aksjer i farmasøytisk selskap X" ". (Toffler, 2006).
diffuse
At den mangler klarhet eller presisjon eller oppfattes på denne måten, generelt fordi den er langt borte eller fordi den er for lang.
Uklar informasjon
Basert på definisjonene ovenfor, kan det fastslås at uklar informasjon er uklar og upresis informasjon som hindrer lederne og avdelingene i en organisasjon for å kunne løse problemer og ta gode beslutninger.
I prosessen med å håndtere diffus informasjon, bør den brukes fra toppledelsen i selskapet siden det er ansvarlig for å foreslå informasjonsbehov.
Forretningsinformasjonskilder
Bedrifter har forskjellige ressurser eller informasjonskilder i og utenfor organisasjonen.
I selskapet er det all informasjon som er hentet fra aktiviteten, den daglige driften av selskapet, bestillinger og fakturering av kunder, blant andre, men det er også informasjon som ikke er en del av selskapets operative verden., men responderer på kommunikasjon og beslutningstaking, lojalitets- og prospekteringsdatabaser, markedsundersøkelser, sektorundersøkelser og eksterne lister.
Derfor kan informasjonskildene klassifiseres i interne kilder og eksterne kilder som vist i figur 1.
Forretningsinformasjonskilder
Interne informasjonskilder
Interne kilder er de som finnes i selskapet selv og kan være skriftlige, personlige eller audiovisuelle. Disse interne kildene er delt inn i primær og sekundær.
Hoved:
De primære interne kildene er informasjonen som selskapet samler inn direkte. lage en ny og original informasjon. Dette er data som ikke eksisterer og som eksplisitt er laget for studie og analyse. Disse kildene kan deles i henhold til hvem som er den utstedende interne offentligheten:
- Salgsstyrke: tiltrekke nye kunder, salgsordrer, informasjon om konkurransen, krav og kundeklager… Administrasjonsmedarbeidere: kunde- og leverandørfiler, salgs- og fraktregistre, regnskapsregister, produksjonsregister… produksjon: oppdelingsrapporter, lager- og inngangsdeler, maskintimer og arbeidstimer…
Sekundære interne informasjonskilder forstås som all informasjon som allerede er behandlet tidligere. Det vil si all informasjonsstøtte som selskapet har annet enn de grunnleggende studiedataene. Blant disse kildene finner du:
- Markedsførings- og kommersielle rapporter Regnskapsrapporter Økonomiske-økonomiske rapporter Kommunikasjonsrapporter Produksjons- og logistikkrapporter Personalrapporter Juridiske rapporter Kvalitets- og matsikkerhetsrapporter Omfattende dashbord.
Eksterne informasjonskilder
Bedrifter må vite hva som skjer rundt dem for å være forberedt når de tar beslutninger.
Selskapets eksterne informasjonskilder tillater tilfredsstillelse av informasjonsbehov og vil gi ledelsen oppdatert, relevant, pålitelig og gyldig informasjon som er essensiell for problemløsning og optimal beslutningstaking. De er veldig rike informasjonskilder som er delt på følgende måte:
Hoved:
Eksterne primære kilder er de som eksplisitt er samlet for et spesifikt informasjons- eller forskningsformål. For å gjøre dette, er det nødvendig å vite hvilken informasjon vi ønsker å få, hvem vi skal kontakte, hvor vi skal samle inn denne informasjonen og på hvilken måte.
Publikasjonene og informasjonen fra utlandet som de kan gi oss er følgende:
- Distributører: salgsordrer, informasjon om konkurransen, kundeklager og klager… Kunder: undersøkelser for markedsundersøkelser, forslag, klager og klager… Forbrukere: smak, undersøkelser for markedsundersøkelser, opplevelser, tilfredshet… Leverandører: informasjon om nye produkter og tjenester, tilbud…
Måtene å samle denne informasjonen på kan være kvalitative (intervjuer, gruppedynamikk, projektive teknikker, kreativitetsteknikker, observasjon…) eller kvantitativ (undersøkelser, panel og busser).
Videregående skoler:
Sekundære eksterne informasjonskilder forstår å være all den informasjonen som allerede er samlet inn, publisert eller er tilgjengelig, og som hadde et annet informativt mål enn det selskapet søker. På grunn av deres lave kostnader og tilgjengelighet er det å foretrekke å spørre blant disse kildene i stedet for å gå til de primære kildene; Når den først er samlet, bør den undersøkes nøye for å unngå informasjonsskjevheter og feiltolkninger.
- Spesialiserte publikasjoner om generell og sektoriell forretningsinformasjon Nyheter utgitt av konkurrenter selv Reklame og PR utført Konsulentselskaper som selger informasjon Media Næringsforeninger Nasjonale eller lokale myndigheter (Mercantile Registry, Registry of eiendommen,…)
I tillegg til disse kildene, må selskapet være oppmerksom på enhver endring som skjer og påvirker den direkte på følgende felt: demografisk, sosiokulturelt, miljømessig, politisk, teknologisk, økonomisk og juridisk.
Diffuse informasjonshåndteringsprosess
Prosessen må implementeres fra toppledelsen i organisasjonen da den har ansvaret for å foreslå informasjonsbehovene fra et strategisk synspunkt. (Escobar, 2013)
1 . Informasjonsbehov
Det oppstår med hensyn til kunnskap om:
- Organisasjonens interne og eksterne miljø: Du må kjenne til miljømessige og sosiokulturelle situasjoner, markedsføringsplaner, arbeidssituasjoner, nasjonal eller lokal økonomi, posisjonen du har i konkurransen, blant andre. Organisatoriske interesser og mål: hva er de? bekymringene, interessene, behovene som selskapet kan tilfredsstille Kunder: Det er å vite hvilke behov selskapet kan dekke Produksjons- eller driftssystemer: dette er systemene der selskapets kapasitet er fokusert siden de har ansvaret for å levere produktene til kunder på en slik måte at det er av betydning hvilken type system som skal brukes til et bedre produkttilbud Teknologi: Det må være kjent siden produksjonskostnader kan spares og det kan være mer effektivt.
2 . Informasjonssøk
For å kunne gjennomføre det, er det viktig å vite hva informasjonen trenger, og det anbefales å utarbeide en tidsplan for aktiviteter som inneholder følgende:
- Oppgaver for å oppnå organisatoriske mål Bestill aktivitetene i en logisk handlingsrekkefølge Definer ressursene og midlene som skal brukes Definer utførelsestid.
3 . Innhenting av all slags informasjon (diffus informasjon)
Det er vanlig at når man søker informasjon, oppnås en stor mengde uklassifisert, uorganisert, ustabil informasjon, noe som gir inntrykk av at den mangler substans og form. For å avgjøre om informasjonen som er innhentet er diffus, bør følgende spørsmål stilles: er den dekkende for selskapenes forretningsbehov? Er den nøyaktig og fullstendig? Er den pålitelig? Er den tilgjengelig for medlemmer av organisasjonen?
4 . Bruk av verktøy for å finne og skaffe klar informasjon
Disse oppstår med behov for å tydeliggjøre og lette forståelsen av informasjon. Noen verktøy som kan være nyttige for håndtering av uklar informasjon er nevnt nedenfor.
TIL
Kvantitativ informasjon er vanligvis tydeligere siden den er gitt numerisk. Måling og analyse kan utføres med kunnskap om bruken av forskjellige programvare som gjør det mulig å skaffe informasjon for beslutninger.
TIL
Disse dataene er vanskeligere å analysere siden de måles basert på subjektive konsepter, slik at informasjonen blir diffus. Gjennom forskjellige heuristiske metoder kan flere løsninger foreslås, og i noen tilfeller kan metodene som brukes av spesialisert programvare generere en ideell løsning.
Diffus logikk
Uklar logikk er en prosedyre som gir en enkel og attraktiv måte å oppnå en konklusjon fra vag, upresis eller ufullstendig informasjon, generelt imiterer uklar logikk en person når han tar beslutninger basert på informasjon med nevnte egenskaper.
Det er en beregningsmessig intelligenssteknikk som gjør det mulig å behandle informasjon med høyt upresisjonsnivå.
5 . Informasjonsevaluering
Dette stadiet er relevant siden det definerer hvordan man skal svare eller reagere på mål eller informasjonsbehov.
For å gjennomføre evalueringen må du:
- Etablere evalueringsmål Skille fra det generelle til det spesifikke av informasjonen Bruk de aktuelle kriteriene for å fange opp, velge, integrere og organisere Gi sammenheng i informasjonen. Skille fakta fra meninger Finn forskjellige synspunkter om informasjonen og diskuter dem Tilbakemelding om handlingene som blir utført. evolusjon av informasjonsarbeid Skille mellom primære og sekundære kilder
Årsaker til å gjennomføre vurderingen
- Fordi toppsjefen ber om det for å tillate endringer Som en del av planleggingen Å kunne dokumentere resultater eller innvirkning på organisasjonen Å gi meninger som gir nye perspektiver
6 . Prosessering og produksjonskontroll
Denne behandlingen blir utført for å forstå, betegne, lokalisere og differensiere i tidsrom, kjenne, uttrykke og overbevise slik at den senere vil komme organisasjonen til gode og oppnå suksess.
Noen av aktivitetene som ble utført for dette stadiet er nevnt nedenfor.
- Syntese, organisere og representere informasjon Kunne utføre en analyse og syntese av informasjon Gjenspeile og konkludere Mestring av grunnleggende skriftlige uttrykksteknikker Lage rapporter Bruke diagrammer Integrere parafrasering, transformere informasjon på en eller annen måte Bruke tabeller Bruke grafer Å vite hvordan du skriver et essay Ikke kopier og lim inn Bruk synoptiske tabeller
Alt dette vil bidra til å generere rettidige og tydelige kommunikasjonsinstrumenter som svarer til reelle krav til informasjon eller kommunikasjon.
7 . Beslutningstaking
Det grunnleggende instrumentet for en god beslutningstaking er tydelig, sannferdig og betimelig informasjon siden det er som råstoffet for toppledere når det gjelder deres besluttsomhet, kan vi si at jo høyere kvaliteten på informasjonen er, desto bedre blir kvaliteten på beslutningen. beslutning.
konklusjon
Informasjon er den viktige og grunnleggende delen av hvert selskap, og det er dette som gir det et høyt nivå av konkurranseevne mot konkurransen. På denne måten bidrar de til administrasjon og ledelse av selskaper, det anbefales derfor at administrasjonsfagfolk må kjenne og beherske emnet informasjonssystemer.
Suksessen til en organisasjon avhenger ikke bare av måten den forvalter hver av sine materielle ressurser (arbeidskraft, kapital osv.), Men er heller basert på bruk av immaterielle eiendeler som kunnskaper (gjør som), kunde- og markedskunnskap, etc.
Et selskap er mye mer konkurransedyktig i det globale markedet jo mer fokus det har på maksimal bruk og utnyttelse av informasjonen.
Riktig håndtering av uklar informasjon er en grunnleggende del av beslutningen i et selskap, det er noe som ikke kan overses, siden det noen ganger kan endre løpet av en beslutning som tidligere ble tatt.
referanser
McGraw-Hill.
Idalberto, C. (2006). Introduksjon til den generelle teorien om administrasjon.
McGraw-Hill.
Masaaki, CM (2001). Markedsadministrasjon. Thomson. Toffler, AT (2006). Rikdomens revolusjon. Mondadori,.
Last ned originalfilen
