Et selskap i metallbearbeidingssektoren, en nasjonal leder, med egne distribusjonskontorer over hele landet, trenger en effektiv måte å jobbe med dataene som genereres av finansområdet, og som gjør det mulig å generere finansiell informasjon raskt og i tide for beslutningstaking.
Før implementeringen av informasjonsstyringssystemet Business Intelligence hadde selskapet egentlig ikke en effektiv måte å jobbe med data generert av økonomiområdet.
Den brukte et verktøy for å generere tilleggsregnskapsrapporter som var treg og lite fleksible, og det var en persons avhengighet av systemer for å kunne generere dem manuelt, så responstiden for å levere økonomisk informasjon var veldig treg og det var ikke aktuelt for beslutningstaking.
Finansstaben tok mye av tiden sin med å generere rapportene, og etterlot svært lite for analysen av informasjonen, i tillegg til å gi informasjonen til de andre områdene i selskapet, gjennom trykte rapporter.
Alt dette førte til at selskapets regnskapsavslutning ble utført i tre virkedager etter den siste dagen i måneden, hvor mye av informasjonen for hele måneden ble fanget opp.
Foreslått løsning:
Av alle disse grunnene krevde selskapet et verktøy for å fremskynde denne oppgaven, og valgte å implementere forretningsintelligensprogramvare (Business Intelligence, BI) fra en spesifikk partner, det største og mest suksessrike BI-selskapet i verden.
Verktøyet var i sin sjanger det vennligste og enkleste å bruke for sluttbrukeren og gjorde det også mulig å utarbeide mer komplette og spesialiserte rapporter og analyser.
Brukere måtte ha forhåndsdefinerte rapporter, som hadde informasjonen oppdatert til dagen og at de kunne utføre med bare et klikk, men de trengte også for å kunne analysere informasjonen når de oppdaget noe avvik og til og med se transaksjonene som forårsaket den.
Den BI-løsning som ble valgt var det ideelle for klienten selskapet, siden det tillot dem å:
- Å ha en meny med sine forhåndsdefinerte økonomiske rapporter. I tillegg, når en rapport ble åpnet, hadde de muligheten til å drille seg ned, (se med et klikk på en data, alle dataene som utgjør den, både i verdi og kategorier, etc.), og etablere filtre for å analysere informasjonen enkelt og raskt. Med et enkelt klikk kunne de kjøre en rapport som viste dem detaljene for transaksjonene i henhold til filtrene de hadde valgt.
Arbeidet som ble utført var som følger:
- Definisjonen og opprettelsen av Datawarehouse Opprettelse og utforming av rapporter Utforming av flerdimensjonale modeller Den grunnleggende og avanserte opplæringen for brukere og personell av systemer i metodikk og produkter fra BI i Windows-miljø og i Web-miljø, av alle verktøyene Støtte ble også gitt i prosessen med kulturendring i organisasjonen.
metodikk
Metodikken som fulgte var den som markerer prosedyren for implementering av Business Intelligence i all sin bredde.
- Analyse før implementering Råd om valg av den mest passende Business Intelligence-applikasjonen Retning av implementeringsprosjekt Business Intelligence, (BI) Analyse og evaluering av implementering.
BI-løsningen ble støttet av et DataWarehouse som var på en Windows 2000-server, med SQL Server 2000-databasen. DataWarehouse ble matet med data fra ERP (BPCS), lønnssystemet, APS (MAPICS) og andre operative støtteapplikasjoner, gjennom en prosess med datauttrekking til SQL Server-databaseserveren, i sanntid, ved å bruke MQ Series fra IBM og Data Transformation Services fra Microsoft.
Implantasjonstiden var 2 måneder.
I ordene til systemansvarlig i klientselskapet: «Vi lette etter en måte å redusere tiden og kostnadene for å generere den økonomiske informasjonen til selskapet, og med dette ønsket vi å forbedre servicenivået i systemområdet mot brukere».
Etter å ha fullført prosjektet uttalte han: «Løsningen som vi har implementert, har gitt oss mye merverdi og enorm fleksibilitet, ettersom den gjør det mulig for våre brukere å være selvforsynt, og å generere sine forhåndsdefinerte økonomiske rapporter, analysere dem og gå og se detaljene om det samme, men lar dem også lage nye rapporter etter behov »
resultater
Siden BI-programvaren ble implementert, endret klientbedriften sin organisasjonskultur på måten å analysere selskapets regnskap, siden informasjonen ble oppdatert 3 ganger om dagen. I tillegg, og med bruk av BI-verktøy, kunne det konsulteres elektronisk på en slik måte at alle bevegelsene ble reflektert i de økonomiske rapportene, praktisk talt i det øyeblikket de ble generert, uten å kreve assistanse fra systempersonalet.
Informasjonen ble ikke lenger levert på papir til lederne for de forskjellige avdelingene, og de hadde muligheten til å konsultere og analysere den den gangen.
Responstiden for generering av tilleggsregnskapsrapporter ble betydelig redusert, noe som førte til avslutning av regnskapet klokken 12.00 den første virkedagen i måneden.
Når prosjektet var fullført, uttalte systemdirektøren følgende: «Løsningen vi har implementert har gitt oss mye merverdi og enorm fleksibilitet, siden den gjør det mulig for våre brukere å være selvforsynt, og å generere sine forhåndsdefinerte økonomiske rapporter, analysere dem og gå og se detaljene om dem, men lar dem også lage nye rapporter som de trenger »
For øyeblikket antar finansdirektør i klientselskapet at rapportene er tilgjengelige og oppdateres når de er påkrevd og ikke lenger venter på at rapportene skal genereres som før. Nå regner han med at økonomipersonellet har forklaringer på resultatene. Med hans egne ord, “vi har kunnet frigjøre tid for økonomistaben, slik at de nå kan fokusere på å analysere informasjonen og ikke på å generere rapporter slik de gjorde tidligere. I det siste viste rapportene oss resultater i slutten av måneden, og ved mange anledninger kunne vi ikke lenger gjøre noe for å endre dem, nå som vi har informasjonen oppdatert daglig, kan vi umiddelbart gjøre tiltak som gjør at selskapet kan oppnå bedre resultater. ”
